Sutherland: С помощта на M-Files се фокусираме върху управлението на талантите, а не върху администрирането на документите им

Първият съвместен проект на Съдърланд и Коника Минолта България успешно дигитализира HR процесите на постоянно разрастващата се компания в условие на пандемия и над 90% служители, работещи дистанционно. Въвеждането на M-Files позволява на компанията да има по-добра проследимост на всички документи на своите над 2300 служители в България и по-лесно и надеждно търсене в създадения документен архив. Заедно с успешната интеграция с електронния подпис на Evrotrust, решението на Коника Минолта и M-Files позволява безпроблемно актуализиране, съхраняване и търсене на документи - бързо, лесно и сигурно.

 

Предизвикателства:​

„Бързият растеж води след себе си нуждата от безупречна администрация. Динамиката и обемите на документооборота ни изискваха стойностно решение за проследяване на документацията ни.“

 Решение:

„Подборът, оценката, наемането и въвеждащото обучение на служители бяха напълно дигитализирани и пренесени онлайн. Въведохме електронен подпис, за всеки документ и го интегрирахме с дигиталния архив M-Files, което елиминира нуждата от посещение на офиса.“

Ползи: ​

"През последната година всяка една одитна проверка премина безупречно, благодарение на механизмите за контрол в M-Files. „
 

Поговорихме си с изпълнителния директор на Sutherland Bulgaria, Димитър Гълъбов, който ни сподели за компанията и предизвикателствата, които решението на Коника Минолта България и M-Files успява да реши.

Здравейте, г-н Гълъбов, бихте ли ни разказали за компанията и нейния бизнес?
Съдърланд е глобален лидер в трансформацията на бизнес процеси, обслужващ милиони клиенти в 144 държави чрез своите 61 центъра за услуги. Вече 35 години компанията помага на стотици клиенти от различни индустрии да постигнат висока ефективност и изключителни резултати, комбинирайки човешки ресурс с точността на анализи в реално време, изкуствен интелект, когнитивни технологии и автоматизация. С 13 годишна история и главоломен растеж у нас, Съдърланд се нарежда сред най-големите в сектора и е главен център в Европа за компанията. Екипът от над 2300 професионалисти в България работи за над 20 световно известни лидери от 8 индустрии като онлайн търговия, транспорт, хотелиерство, застраховане, финанси, ИТ, гейминг, телекомуникации.

Какви са Вашите бизнес цели в краткосрочен и дългосрочен план?
Планът за развитие на Съдърланд в България е свързан с утвърждаване на компанията като предпочитан работодател в сектора и допълнително увеличаване на екипа чрез разширяване на дейностите, извършвани както за текущите ни клиенти, така и чрез добавяне на нови клиенти с по-комплексни услуги. Това налага стратегия за развитие на нашите дейности в новата реалност, а именно възможност за работа от разстояние. За Съдърланд дистанционният режим на работа не е новост – компанията има 15 годишен опит в прилагането му за глобални клиенти чрез интегрираното ни решение за дистанционна работа Sutherland Anywhere. Последните две години ускориха значително успеха ни в дигитализацията на вътрешните ни процеси в България. Подборът, оценката, наемането и въвеждащото обучение на служители бяха напълно дигитализирани и пренесени онлайн. Въведохме електронен подпис, за всеки документ и го интегрирахме с дигиталния архив M-Files, което елиминира нуждата от посещение на офиса.


Какви са предизвикателствата, които се опитахте да преодолеете и които доведоха до нашето партньорство?
Бързият растеж води след себе си нуждата от безупречна администрация. Динамиката и обемите на документооборота ни изискваха стойностно решение за проследяване на документацията ни. За целта се спряхме на най-подходящия спрямо проучването ни продукт.
 
Защо избрахте нас? Какви бяха критериите, които използвахте при вземането на решение?
Търсихме доставчик, който освен достъп до продукта, може и да го персонализира спрямо нуждите ни. Коника Минолта България се доказа като партньор, способен и на двете.

Как използвате M-Files, как е интегриран във Вашия бизнес?
С помощта на разработчиците в Коника Минолта успяхме да създадем механизъм, който освен да проследява наличности, проследява и липси. По този начин подсигуряваме безупречна документация на всеки наш служител.
 
Какви са предимствата, които виждате след внедряването на M-Files от Коника Минолта България?
През последната година всяка една одитна проверка премина безупречно, благодарение на механизмите за контрол в M-Files.
 
Какво научихте от работата с нас?
Нашият проект беше пионерски и за двете компании. Голяма част от дейностите по проекта бяха нови и за двете страни. Въпреки затрудненията през 2020 година успяхме да въведем напълно работещо професионално решение. При наличие на достатъчно стабилна основа за работа екипът на Коника Минолта показва завидна гъвкавост и творчество за техническите решения.

Бихте ли ни препоръчали и защо?
Софтуерните услуги на Коника Минолта оправдаха очакванията ни. Допълнителната добавена стойност идва от способността на екипа да помисли няколко стъпки напред, като по този начин отваря врати за бъдеща съвместна работа.