С решението на документната система M-Files за електронно управление на документи, всеки от основните HR процеси: назначаване/напускане, управление на отсъствия, размяна на документи и т.н. може да бъде автоматизиран и ускорен с поддържането на електронно трудово досие. Решението значително улеснява процеса на подписване и размяна на документация между работодател и служител, независимо от времето и мястото. Предимствата включват лесно добавяне на нови документи в досието, предоставяне на контролиран достъп до съдържащата се информация, удобни функции за търсене по определени индекси и др. Тази прозрачност е от полза както за работодателя, така и за служителите. Информацията е достъпна от всяко място и по всяко време за служители с необходимите права за достъп.
Използвайки електронно трудово досие, експертите по човешки ресурси могат да изградят по-ефективен процес при наемане на служители, напълно съобразен с най-добрите практики. След провеждане на първоначални интервюта с потенциални кандидати, се създава запис в системата, към който се прикачват автобиография, мотивационно писмо и референции. След като кандидатът бъде избран, досието се допълва с документи като договори, декларации и други, които са задължителни за досието. Системата автоматично уведомява наетия служител кои документи е нужно да подпише, за да се гарантира, че досието е попълнено. Системата предлага и електронно подписване на документи, посредством облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП), който се издава на служителя удобно и бързо през мобилен телефон, за няколко минути, като електронното полагане на подпис е изцяло за сметка на работодателя.
Решението е в пълно съответствие с европейското и национално законодателство като КТ, ЗЕДЕП и Наредба за електронните трудови досиета. Относно задължителното изтриване на досиетата след определен период от време, политиките за поверителност, разпоредбите за архивиране - процесът гарантира, че всички законови изисквания, регулиращи архивите на служители, са напълно спазени. От финансова гледна точка тази по-голяма степен на ефективност и сигурност намалява драстично административните и правните разходи. Внедряването на решението е лесно и бързо, така че опасенията от времеемки и тромави процеси по имплементация, са напълно безпочвени.