Електронно трудово досие

Дигитализирано управление на трудовите правоотношения


Управлението и обработване на документи на хартиен носител поставя все повече предизвикателства пред HR специалистите, тъй като физическите документи усложняват процесите и отнемат ценно време. Междувременно, надеждното управление на физически архив само по себе си е предизвикателство пред новите, много сериозни регулации на данните.

С решението на документната система M-Files за електронно управление на документи, всеки от основните HR процеси: назначаване/напускане, управление на отсъствия, размяна на документи и т.н. може да бъде автоматизиран и ускорен с поддържането на електронно трудово досие. Решението значително улеснява процеса на подписване и размяна на документация между работодател и служител, независимо от времето и мястото. Предимствата включват лесно добавяне на нови документи в досието, предоставяне на контролиран достъп до съдържащата се информация, удобни функции за търсене по определени индекси и др.  Тази прозрачност е от полза както за работодателя, така и за служителите. Информацията е достъпна от всяко място и по всяко време за служители с необходимите права за достъп. 

Използвайки електронно трудово досие, експертите по човешки ресурси могат да изградят по-ефективен процес при наемане на служители, напълно съобразен с най-добрите практики. След провеждане на първоначални интервюта с потенциални кандидати, се създава запис в системата, към който се прикачват автобиография, мотивационно писмо и референции. След като кандидатът бъде избран, досието се допълва с документи като договори, декларации и други, които са задължителни за досието. Системата автоматично уведомява наетия служител кои документи е нужно да подпише, за да се гарантира, че досието е попълнено. Системата предлага и електронно подписване на документи, посредством облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП), който се издава на служителя удобно и бързо през мобилен телефон, за няколко минути, като електронното полагане на подпис е изцяло за сметка на работодателя.

Решението е в пълно съответствие с европейското и национално законодателство като КТ, ЗЕДЕП и Наредба за електронните трудови досиета. Относно задължителното изтриване на досиетата след определен период от време, политиките за поверителност, разпоредбите за архивиране - процесът гарантира, че всички законови изисквания, регулиращи архивите на служители, са напълно спазени. От финансова гледна точка тази по-голяма степен на ефективност и сигурност намалява драстично административните и правните разходи. Внедряването на решението е лесно и бързо, така че опасенията от времеемки и тромави процеси по имплементация, са напълно безпочвени.

Предизвикателства

Предизвикателства

 

  • Управление и обработване на документи на хартиен носител
  • Физическа размяна на документи и разходи за куриери
  • Трудно проследяване на статус
  • Бавно и трудно търсене на информация
  • Възможност от загуба на документи и важни данни
  • Затруднено проследяване на срокове
  • Риск от нарушаване на правилата за сигурност на информацията и GDPR

 

Ползи

Ползи
  • Оптимизиране и автоматизиране на HR процесите
  • ​Намаляване на време и разходи  за обработка на докумени
  • Минимизиране на риска от загуба на документи и злоупотреба с информация
  • Повишаване на ефективността на персонала
  • Персонализиран достъп до информация
  • Лесно и бързо търсене и споделяне на документи
  • Автоматично известяване по имейл
  • Лесен и сигурен достъп (вкл. през мобилни устройства)
  • Сигурен дигитален архив в рамките на компанията или в облака
  • Без нужда от смяна на ТРЗ система
  • Възможност за управление и на други типове документи в организацията

M-files - основни характеристики

M-files - основни характеристики

Основни характеристики

За разлика от традиционните системи за управление на корпоративното съдържание (ECM), документната система M-Files позволява на организациите да управляват информацията и данните си, независимо дали те се намират в системата M-Files или в други бизнес системи и хранилища.
 

Потребителите на системата се възползват както от предлаганите мощни инструменти за търсене, редактиране, споделяне и организиране на информацията, така и от допълнителните предимства, които се предлагат по отношение автоматизирането на ключови бизнес процеси.

Запознайте се M-Files

M-Files е софтуерна платформа за интелигентно управление на информацията от ново поколение. Благодарение на M-files организациите имат възможността да управляват информацията и документооборота си ефективно, оптимизирано и надеждно. Освен това всички документни процеси са в съоветствие с актуалните законови правила и изисквания.

Вижте повече

Стандартни дигитални процеси

Стандартни дигитални процеси

Свържете се с нас

Свържете се с нас

ПОИСКАЙТЕ ПОВЕЧЕ ИНФОРМАЦИЯ

Желая да получа информация на:

Политика за поверителност:*
посочена в политиката за поверителност на Коника Минолта България и давам съгласието си личните ми данни, предоставени от мен чрез изпращане на запитване до лицата за контакт, да бъдат обработвани от Коника Минолта България.

Текстовите полета с * са задължителни!

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings