Електронно трудово досие

Електронно регистриране и управление на трудово досие


Днес HR екипите са изправени пред безпрецедентни предизвикателства на множество фронтове. От една страна, административната тежест на труда и законодателството в областта на данните никога не е била по-голяма, като изискванията за съответствие, произтичащи от разпоредби като GDPR, изискват далеч по-високо ниво на оперативна дисциплина.

С решението за електронно управление на документи от M-Files на Konica Minolta, всеки от етапите на HR процеса може да бъде автоматизиран и ускорен с поддържането на електронно трудово досие. Предимствата включват автоматично интегриране на нови документи и предоставяне на контролиран достъп до записи с удобни функции за търсене и визуализация. Информацията за служителите е достъпна от всяко място по всяко време за служители с необходимите права за достъп. Тази прозрачност е от полза и за служителите, които имат по-лесен достъп до собственото си досие - независимо дали от бюрото или от мобилния си телефон.
 

ПРОЦЕС НА ВОДЕНЕ НА ЕЛЕКТРОННО ТРУДОВО ДОСИЕ В M-FILES


Използвайки електронно трудово досие, експертите по човешки ресурси могат да създадат по-лесен за използване процес на наемане на служители, съобразен напълно с най-добрите практики. След когато се проведат първоначални интервюта с потенциални кандидати, се създава запис в системата, към който се закачат резюме, писмо за кандидатстване и референции. След като кандидатът бъде избран, записът се допълва с документи като договори, декларации и други, които са задължителни за досието на служителя. Системата автоматично ще уведоми наетия служител кои документи е нужно да подпише, за да се гарантира, че досието е завършено. Системата предлага и електронно подписване на документи, посредством облачен квалифициран електронен подпис КЕП, който се издава на служителя удобно и бързо през мобилен телефон, за няколко минути, като електронното полагане на подпис е изцяло за сметка на работодателя.

Решението е в пълно съответствие с европейското и национално законодателство като КТ, ЗЕДЕУУ и Наредба за електронните трудови досиета. Независимо дали се спазват задължителните периоди на изтриване, политиките за поверителност или задължителните разпоредби за архивиране - процесът гарантира, че всички законови изисквания, регулиращи архивите на служители, са напълно спазени. От финансова гледна точка тази по-голяма степен на ефективност и сигурност намалява драстично административните и правните разходи. Внедряването на решението може да бъде изпълнено с минимални изисквания за инсталиране и обучение, като по този начин помага за преодоляване на страховете от продължителен процес на изпълнение.
 

Предизвикателства

Предизвикателства

 

  • Поддържане и подписване на документи на хартиен носител
  • Физическа размяна на документи и разходи за куриери
  • Трудно проследяване на статус
  • Бавно търсене на документи
  • Възможност за загуба на документи
  • Затруднено следене на срокове
  • Риск от нарушаване на правилата за сигурност и GDPR

 

Ползи

Ползи

 

  • Дигитален процес за управление на кореспонденцията
  • Дигитално разпределение на кореспонденцията
  • Лесно и бързо търсене и споделяне на документи
  • Сигурен дигитален архив
  • Автоматично известяване по имейл
  • Достъпност през мобилни устройства

 

 

Електронно трудово досие

Електронно трудово досие

Основни функции

 

За разлика от традиционните системи за управление на корпоративното съдържание (ECM), M-Files позволява на организациите да управляват тяхното съдържание и информация, независимо дали тази информация се намира в системата M-Files или в други бизнес системи или хранилища.

 

Потребителите на системата се възползват от предлаганите мощните инструменти за намиране, редактиране, споделяне и организиране на съдържание и информация, както и предимствата, които изкуственият интелект може да предложи при автоматизирането на някои от ключовите офисни бизнес процеси.

 

M-Files-Logo-White-Low-Resolution-Square

Запознайте се M-Files

M-Files предлага софтуерна платформа за интелигентно управление на информацията от ново поколение, чрез която се опростяват начина, по който организациите управляват информацията и документите си процеси, за да станат по-продуктивни, по-ефективни и да бъдат съвместими със изискванията.

Вижте повече

Стандартни дигитални процеси

Стандартни дигитални процеси

Свържете се с нас

Свържете се с нас

ПОИСКАЙТЕ ПОВЕЧЕ ИНФОРМАЦИЯ

Желая да получа информация на:

Политика за поверителност:*
посочена в политиката за поверителност на Коника Минолта България и давам съгласието си личните ми данни, предоставени от мен чрез изпращане на запитване до лицата за контакт, да бъдат обработвани от Коника Минолта България.

Текстовите полета с * са задължителни!

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings