Как да постигнете успешна автоматизация на вашите бизнес процеси?

• Не се опитвайте да автоматизирате цели процеси. Вместо това се насочете към отделни задачи или под-процеси.

Идентифицирайте задачи, които след автоматизация ще доведат до измерима полза. Представете си сервизен център, в който 30 души изпълняват конкретна задача – актуализиране на уеб портал – около десет пъти на ден. Може да включва въвеждане на данни само в пет полета на уеб формуляр и натискане на изпращане, но всеки път завършването отнема общо цяла минута. Така че това са десет минути на човек на ден или пет часа на ден за цялата група. Сега си представете, че има още четири задачи като тази и това ни отнема около 25 часа. С въвеждането на решение за автоматизация на вашите бизнес процеси Вие ще позволи на екипа си да използва времето и уменията си, за които са били наети.
 

• Елиминирайте използването на приложения за сравнения или проверки.

Доказано е, че хората са по-малко продуктивни, когато трябва да навигират между приложения, за да проверят данните. Автоматизираните процеси извършват този тип проверка много по-бързо и по-важно, не се разсейват. Нещо повече, защитата на данните е подобрена, защото колкото по-малко данни могат да видят хората Ви, толкова по-малка е  вероятността да попаднат в неподходящи ръце. Нашият съвет е да се съсредоточите приоритетно върху процеси, които изискват хората да превключват между приложения.
 

• Не е необходимо да автоматизирате всичко, което хората правят на своя работен плот.

Много задачи се изпълняват с помощта на Windows само защото това е най-лесният начин служителите да имат достъп до вашите данни. Поради това може да бъде привлекателно да използвате софтуер за автоматизация, за да поемете контрола в определени моменти от процеса.
 

• Не забравяйте вашите екипи на място / полеви екипи.

Работата посредством мобилни устройства често е компромис. Малките екрани и клавиатури означават, че устройствата често не са оптимални за поставената задача – особено когато става въпрос за отговор на запитвания на клиенти. В ситуации като тези, вместо да отваряте едно или повече приложения за извличане на необходимите данни, може да бъде по-бързо и следователно по-ефективно да изпратите имейл до робот асистент. Например, изпращането на имейл с надпис „дайте ми данните за продажбите от последната седмица за клиент x“ вероятно ще бъде много по-бързо от навигирането през менюта или приложения за получаване на ключова информация.
 

• Използвайте интелигентна автоматизация за стриктна проверка.

При ръчните процеси често трябва да се направи компромис между производителност и стриктност. Например, страхотна идея е да сравните ДДС номера във фактурите на нов доставчик, но това отнема време. С интелигентната автоматизация тежката работа по проверка на данни може да се справи без човешка намеса, подобрявайки както скоростта, така и точността, без да компрометира сигурността на вашата организация.
 

• Практикувайте кайзен: изкуството на непрекъснатото усъвършенстване.

Нормално е да имате периоди на неефективност, но много организации нямат начин да се справят с тях рентабилно. Интелигентната автоматизация Ви позволява да бъдете по-гъвкави в подхода си към подобряване на процеси и задачи. Един от най-ефективните примери за внедряване на интелигентна автоматизация е сравнителният анализ на бизнес процесите, при който данните за процесите се визуализират с помощта на удобни за потребителя табла за управление, които Ви помагат да идентифицирате всички пречки в производителността или податливи на грешки процеси на постоянна база.
 

• Когато имате входящи документи, имате възможност за опростяване.

Технологията на когнитивната автоматизация работи съвместно с интелигентната автоматизация и заедно те могат да осигурят значителни подобрения на производителността. Обработката на документи почти винаги намалява ефективността на човешките работници. Но след като ръчното въвеждане на данни е заменено с когнитивна автоматизация, вашите служители са свободни да добавят стойността, която само хората могат.

 

• Настоявайте за решение, което допълва вашата политика за управление на ИТ.

Въпреки че, автоматизираните системи могат да се считат за доброкачествени от гледна точка на ИТ управлението, те работят със същия контрол на достъпа и привилегиите като реалните крайни потребители. Мащабът на работата, която компютрите могат да извършват, означава, че всеки автоматизиран процес все още трябва да работи под наблюдение. Това е така, защото компрометиран софтуерен процес може да извърши много повече злонамерени операции, отколкото човешки потребител. Интелигентната автоматизация Ви дава достъп до табла за управление на интелигентни процеси, които улесняват откриването на компрометирани системи и най-важното, механизми за деактивиране, които Ви позволяват да се намесите, ако автоматизирана система бъде компрометирана. По този начин можете да се възползвате от автоматизацията, като същевременно поддържате устойчива, надеждна и сигурна инфраструктура.
 

• Потърсете повтарящите се „пропуски“ във вашите процеси.

Много бизнес процеси са съставени от слабо свързани задачи и използват различни готови компоненти като имейл, CRM системи, електронни таблици, бизнес приложения и уеб портали. Често данните, предавани между тези процеси, са били повторно въведени поне веднъж. Тези случаи на повторно въвеждане на информация са „пропуски“, които интелигентната автоматизация може да запълни, подобрявайки точността и общата ефективност.
 

• Използвайте интелигентната автоматизация като основния инструмент за управление на данни и процеси.

След като служителите Ви напуснат сградата за вечерта, интелигентната автоматизация може да бъде разгърната, за да изпълнява обширни процедури за проверка на данни. Данните могат да бъдат интелигентно репликирани (или „поетапни“), за да се подобри производителността и използваемостта на приложението без масово дублиране на усилията, когато това се прави ръчно. Задълженията за цифрова автоматизация на процесите могат да бъдат изпълнени чрез систематично почистване на данни, като всички се извършват автоматично.