/
/

Дигиталното управеление на административните процеси е неотложна задача.

Искате да внесете ред и ефективност в бизнес процесите, свързани в управлението на документи? Ако е така, ще е полезно да научите за предимствата на автоматизацията и управлението на бизнес процеси и как те могат да ви помогнат да овладеете хаоса в комуникацията с организациите, с които си партнирате.

В тази статия ще разясним детайли относно автоматизация на работните процеси, дигитализирането на документи и как те могат да ви помогнат да подобрите ефективността.

До какви загуби може да доведе хаосът?



Едно от предизвикателствата при управлението на бизнес е да управлявате ефективно административните си процеси. Административните процеси поддържат основните функции на вашия бизнес, като управление на работни потоци на документи, договори и одобрения на разходи и др. Въпреки това, тези процеси често могат да станат хаотични и неефективни, което води до различни загуби във всяка компания. Ето няколко примера за това как хаосът може да повлияе на бизнеса:

 

  • Загубено време и ресурси: Служителите прекарат твърде много време в търсене на документи, създаване на дубликати или извършване на ненужни задачи. Това намалява тяхната производителност и ефективност, както и увеличава оперативните разходи.
  • Трудна проследимост при клиентите: Грешките и забавянията в обработката на документи могат да повлияят на качеството на продуктите и услугите, както и на удовлетвореността на клиентите. Това често води до вреди по репутацията и конкурентоспособността на компанията, както и до правни или финансови санкции.
  • Липса на съответствие и сигурност: Непоследователните процеси могат да изложат клиентите ви на рискове от нарушаване на разпоредби, стандарти или договори, поради използване на неактуална информация. При тези грешки също може да компрометира сигурността и поверителността на чувствителната информация.


Как да въведем ред?
 

Решението на хаоса е да се въведе ред чрез автоматизация на работните процеси. Това е възможно със софтуер, който автоматично изпълнява поредица от задачи за изпълнение на конкретен бизнес процес. По този начин се осигурява последователно идентифициране, документиране и подобряване на рутинни процеси, които гарантират непрекъснатост на бизнеса.
Автоматизацията може да помогне за:
  • Рационализиране и оптимизиране процесите: Автоматизирането на работните процеси може да елиминира ръчните. рутинни и излишни задачи, както и да гарантира, че всяка стъпка се изпълнява ефективно. Правилното им управление може да помогне за анализиране и подобряване на продуктивността и резултатите от процесите, както и за адаптирането им към променящите се нужди и условия.
  • Гарантиране на последователност без усилия: Още с изграждането на автоматизирани работни процеси се налагат правила и стандарти, както и механизми за валидиране на данните. Чрез него се гарантира, че всички служители следват едни и същи процедури и най-добри практики, в удобен и интуитивен интерфейс.
  • Подобряване на видимостта и отчетността: Всеки служител може да създаде персонализиран изглед, с който да проследява напредъка и състоянието на всяка задача и документ в процес. По този начин се избягва търсенето и се дава възможност на служителя да работи само с последна версия на документите.


Решението


В Konica Minolta ние сме визионери, които се стремят да създават стойност за клиенти си в бъдеще. Ето защо ние обединихме сили с M-Files, световен лидер в решенията за автоматизация на работния процес и управление на информацията.

M-Files е интелигентна платформа, която свързва всички ваши документи и информация във всякакви платформи и хранилища. Тя позволява да организирате, поддържате, проследявате и анализирате, за да се гарантира лесното им съхранение и извличане. Също така отговаря на всички законови разпоредби за българския пазар.

M-Files предоставя всички функции, с които да автоматизирате бизнес процеси като електронно трудово досие, управление на договори, извличане на данни от фактури, управление на архиви и други. Ще имате възможност създавате задачи, преглеждате документи и да подписвате електронно. Можете също така да моделирате жизнения цикъл на всеки документ, служител, проект или процес въз основа на вашите съществуващи работни процеси на хартия. С M-Files можете да разчитате, че вашата компания следва най-добрите практики и прилага подходящите права за достъп и известия за чувствителна информация.
Мастърклас

Искате ли да научите как да дигитализирате вашите процеси и да подобрите ефективността на служителите си? Присъединете се към нашия безплатен майсторски клас по дигитални бизнес процеси и открийте предимствата при използването на системата M-Files за дигитални процеси.
 

Регистрирайте се
Мастърклас
Споделяне: