Не позволявайте печатът и разходите за него да излязат извън контрол
Организациите от всички размери и сектори се сблъскват с редица основни предизвикателства, включително контрол на разходите, защита на корпоративната информация и осигуряване на ефективна и продуктивна работа за всички.
Печатът е една от областите, в които лесно може да се загуби контрол – особено ако не знаете кой какво отпечатва, кои потребители или екипи печатат и копират най-много и какви са реалните разходи. Неизползвани документи могат да останат в принтера – водейки до излишни разходи и загуба на ресурси, а също така излагайки чувствителна информация на риск. А ако принтерът се повреди, колко лесно могат потребителите да преминат към алтернативно устройство?
Тези и други предизвикателства могат да бъдат решени с решения за управление на печата, които защитават и оптимизират цялата ви инфраструктура за сканиране и печат. С тях можете да:
- Получите цялостен поглед върху печатните, копирните и сканиращите дейности в организацията
- Следите кой, какво и кога печата
- Контролирате разходите чрез прилагане на правила и политики за печат
- Защитите информацията и намалите отпадъците чрез удостоверяване на потребителите
- Оптимизирате работния процес и управлението на опашките за печат
Поемете контрол, получете прозрения, увеличете гъвкавостта
Ще искате да изберете решение за управление на печата, което предлага функциите и възможностите, съобразени с нуждите на вашата организация. Сред основните характеристики, които трябва да вземете предвид, са:
Удостоверяване на потребителите
С централизиран контрол върху идентичностите гарантирате, че потребителите трябва да се удостоверят на устройството, за да освободят своята задача за печат. Това не само защитава чувствителната информация от нежелани погледи и намалява ненужния печат, но също така позволява на потребителите да изпращат задачи за печат до всеки мрежов принтер. Някои решения за управление на печата улесняват и сигурния печат от мобилни устройства, включително BYOD (Bring Your Own Device).
Мониторинг и отчети
Позволява ви да проследявате и наблюдавате използването на печата в реално време чрез редовни, планирани и поискани отчети. Разполагате с данните, необходими за идентифициране и анализ на прекомерна или аномална употреба от дадено лице или отдел. Можете също така да създавате управленски отчети, които предоставят обобщени данни и информация за устойчивостта.
Управление на потребителите и разходите
Можете да управлявате и разпределяте разходите, като задавате потребители към разходни центрове или им позволите да избират съответния разходен център, фактуриране или проектен код преди отпечатването на документ. Освен това можете да задавате различни ценови листи за различни устройства, разходни центрове и потребители.
Чрез създаването на правила и политики за печат, можете да постигнете по-строг контрол на разходите, като ограничите достъпа на различни потребителски роли до различни устройства и функции. Например, можете да зададете двустранния печат (duplex) като стандарт за всички или да ограничите цветния печат само до определени роли.
Централизираното управление на потребителите и разходите може да помогне за намаляване на разходите за печатни услуги с до 30%*
(* Cost Reduction, YSoft, https://www.ysoft.com/en/solutions/business-challenges/reduce-costs)
Отчитане на разходите и управление на бюджета
За да осигурите контрол върху разходите и по-голяма гъвкавост, изберете решение за управление на печата, което позволява задаване на бюджети за печат на потребителите, с възможност за допълване на техните акаунти. Например, в университетска среда това позволява на студентите да получават безплатна квота за печат, която могат да допълват при необходимост.
Управление на опашките за печат
Ако разполагате със собствен печатен център, може да е важно да изберете решение, което предлага ефективно управление както на офисните, така и на производствените опашки за печат.
Управление на работните процеси
Ако вашата организация е в процес на дигитална трансформация, уверете се, че избраното решение може да ви помогне при разработването на ефективни работни процеси за сканиране, за да оптимизирате още повече продуктивността на екипа.
Вашите предимства накратко
Прозрачен контрол на разходите
Ефективно управление на потребители, устройства, функции за печат, бюджети и квоти.
Сигурна печатна среда
Намалете риска от неоторизиран достъп до устройства и чувствителна корпоративна информация.
Мониторинг в реално време.
Идентифицирайте натоварените зони на печат, за да предприемете мерки за промяна на печатните навици.
Гъвкаво отчитане.
Генерирайте лесни за разбиране отчети за управленски преглед; експортирайте данните в други формати за споделяне и допълнителен анализ.
