Ние работим така.
А вие?

Изминаха няколко години, откакто M-Files стана част от портфолиото на Konica Minolta, като основна платформа за управление на документи и автоматизация на работни процеси. Въз основа на принципа винаги да тестваме първо решенията при нас, преди 3 години решихме да внедрим M-Files в Коника Минолта България.

Добавяйки нови функционалности и процеси постепенно, в момента платформата се използва от над 85 потребители от всички отдели, улеснявайки различни процеси, от потоци за одобрение на заявки за отпуск до електронно съхранение на оперативни документи, технически документи, необходими за сервизния отдел, тези в областта на качеството (ISO) и съответствието или маркетингови и продуктови документи.

С платформата M-Files ние не само разполагаме с надежден дигитален архив, но и сме автоматизирали процеса по управление на договори, върху които отделите Продажби, Администрация и Финанси работят съвместно, потоците за одобрение и съхранение на фактури, получени от доставчици, но също и различни дейности, свързани с управлението на проекти и заявки.

Днес M-Files е основната платформа за управление на цялата информация между различните отдели, която гарантира прозрачност и консистентност както на процесите, така и на целия документооборот.

Попитахме наши колеги да споделят опит с платформата M-Files.Ето какво казаха те:

Какви решения включва нашето M-Files портфолио?

Какво се промени в процеса по управление на договори с клиенти след въвеждането на M-Files? Как това допринесе за по-ефективната комуникация?

"Всички договори са на едно място, достъпни от всякъде и от всеки, съобразно необходимостта му да борави със съответните договори и съпътстващи ги документи. Вече няма версия на версията и финал на финала, а съгласуването и споделянето вътрешно с контрагентите става лесно и интуитивно, защото водещ е документа, а не мястото му. Подписваме договорите си електронно, като системата осигурява еднократен електронен подпис за клиента, ако той не ползва в ежедневието си подобна услуга. Не ни се налага да правим справки на изтичащи договори, срокове на плащане, автоматично подновяване и подобни особености по договорите с клиенти, които при липсата на система изискват някой да поеме отговорността да контролира и следи. Сега всичко това става автоматично и всеки получава съобщение при необходимост от дадено действие или наближаващо събитие, свързано с конкретен договори или прилежащите към него документи. Накратко, работим по един лесен и модерен начин, който изключително подобрява скоростта и качеството на комуникацията. А и платформата, която ползваме има далеч повече възможности, освен дигитализацията по процесите, свързани с договори. Така че това е само една от стъпките в подобряване начина ни работа."

- Драгомир Милушев, Търговски директор, Коника Минолта България

Кои са най-големите ползи за теб в ежедневната ти работа с M-Files? Сходни ли са с ползите, за които споделят клиентите?

"M-Files е страхотен инструмент за организиране на документите и информацията ми и, честно казано, не мога вече да си представя да работя по различен начин. Използвам го многократно в рамките на работния ден, като съм въвлечен в най-различни процеси. Най-голямото предимство за мен е, че M-Files e основният ми извор на информация, т.нар. single point of truth. Дори не се колебая къде да търся – всяка нова такава въвеждам първо там и намирам на същото място. И тъй като M-Files ми позволява да организирам данните, които съдържа, по начин, който е удобен лично на мен, не искам да си представя работното ми ежедневие без него."

- Димитър Сотиров, Тийм лийд ИТ решения, Коника Минолта България

Как платформата M-Files улеснява ежедневието ти като счетоводител?

"Благодарение на дигиталните работни процеси, интегрирани в компанията, спестявам много ценно време от оперативна дейност, което ми дава възможност да се фокусирам върху по-предизвикателните и значими задачи. Чрез решението за одобрение на разходи в M-Files, много лесно и бързо намирам информация за всеки направен разход, помагайки ми за коректното им осчетоводяване. Впоследствие откриването на фактури в дигиталния архив към процеса става за секунди, за разлика от времеемкото търсене на документи на хартия. Всички заповеди и други придружаващи документи към различните процеси се генерират автоматично и подписват електронно. Това спестява много време в изготвянето и архивирането им. Друга полезна функционалност в M-Files, която улеснява ежедневието ми, е създаването на различни изгледи, които ми помагат да проследя разходите по даден проект, да видя използваните от служител отпуски, болнични, неговите активи и много други."

- Виктория Трифонова, Счетоводител, Коника Минолта България

Как M-Files спомага за по-голяма прозрачност и по-бързото одобрение на разходи за маркетинг кампании?

"M-Files осигурява много стабилен и изключително добре структуриран автоматичен процес за одобрение на поръчки и фактури. Десктоп версията е много интуитивна, като позволява и "drag & drop", което за мен лично е много удобно. Мобилното приложение също работи брилянтно и предлага използване на всички налични функции. Всичко се случва бързо и лесно, отвсякъде и по всяко време. Спокойни и уверени сме, защото в реално време имаме видимост на статуса на одобрение на конкретен разход, което улеснява планирането на активностите по дадена кампания много прецизно. Няма закъснения и несигурност, ръчни процеси, а възможностите за грешки са елиминирани. Поради автоматизираните известия лицата, вземащи решения, могат незабавно да преглеждат и одобряват разходи, което в определени ситуации за нас е наистина важно. Веригата на преглед, контролните функции, възможността за проследяване на промените, ясният запис на хронологията - всичко това подобрява прозрачността. Намирането на определен документ се случва в рамките на няколко секунди, без да са нужни 20 клика. Като изключително предимство на платформата бих изтъкнала нейната гъвкавост в качеството ѝ на инструмент за управление на информацията - разпределението на разходите по различни проекти и направления по начина, по който ние искаме, прави изключително лесно отчитането на маркетинговите активности и спомага много планирането на последващи такива."

- Илияна Томовска, Продуктов маркетинг експерт, Коника Минолта България

С какво M-Files допринася за по-лесното и бързо търсене на информация в твоята дейност?

"M-files е напълно дигитализиран и рационализиран начин на работа, в крак с всички изисквания и практики на „новото нормално“ в корпоративния свят. Използвам М-files, както като служител, така и като титуляр на процес. Като служител използвам процеси като управление на активи, одобрение на разходи, одобрение на отсъствия от работа и други. Намирането на информация и подаването на такава изисква елементарни действия, в резултат на което дружеството разполага с пълен обем от всички задължителни и препоръчителни данни, съхранявани по сигурен и интелигентен начин. Като титуляр на процес за регистриране и управление на договори, не си представям справянето с ежедневните ангажименти, без ползването на М-files. Бързото и лесно намиране на информация е само малка част от предимствата на процеса. Процесът се грижи да не проверявам и да не мисля дали даден договор е изтекъл, дали наближава срок, в който имаме възможност да прекратим договор, защото ни изпраща релевантни нотификации. Нямам притеснение за чувствителната информация, защото всяка информация може да бъде ограничена със съответните права. Не се налага да създаваме тромави кореспонденции относно спорни клаузи със съответните отдели, защото изпращам всички спорни клаузи дигитално до отговорните служители, които от своя страна получават автоматични нотификации, в случай че забравят да изпратят необходимата информация навреме. Налице са всички версии и редакции, което подпомага контрола, отговорността и акуратността при сключването на договор. На последно място, не и по важност, процесът предоставя възможност за ползването на иновативни решения като електронно подписване, съхранение в облак и други, което допринася за неговата уникалност и наистина висока ефективност."

- Николета Ангелова, Юрисконсулт, Коника Минолта България

За какво най-често ти се налага да правиш справки в M-Files?

"Освен че ползвам ежедневно платформата M-files, за бързо и удобно създаване на договори и анекси за клиенти, тя ми помага изключително много и за проследяване на актуалния им статус, в процеса от генерирането им до подписване и архивиране в системата. Тъй като броят на документите е значителен, без функционалностите на платформата, би било трудно, във всеки един момент да може да се проследи, на какъв етап е даден договор, при нас или при клиента.
Благодарение на различните критерии, по които може да бъде извършвано търсенето на документи в M-files, за секунди може да бъде направена справка, кои документи са на статус вътрешно одобрение от финансовия или юридическия ни отдел, кои вече са изпратени за външно съгласуване с клиента или са съответно на етап изчакване на подписи. В допълнение, системата изпраща и нотификации, при преминаване на документа на всяко следващо ниво от процеса.
За съществуващи документи, по същия начин, може да бъде визуализирана или експортирана справка за изтичащите договори и те да бъдат селектирани по приоритет. По този начин се минимизира рискът, да бъде пропуснат даден краен срок, и клиентите ни са спокойни, че имаме грижата да ги информираме своевременно, за предстоящо подновяване или удължаване на сключения договор."

- Елена Иванова, Inside Sales Account Manager, Коника Минолта България

Каква информация най-често проследяваш в M-Files, когато работиш по проекти за смарт видеонаблюдение?

"Информация, която най-често проследявам в M-Files, по проекти за смарт видеонаблюдение е в две подразделения:

Спечелени проекти, по които поръчваме 3^rd Party Products

При този тип въвеждаме искане за разхода, като уточняваме доставчика, проекта и цената. Тази информация ни помага първо да имаме предварително одобрение на разхода и после архив, за кой проект какво сме вложили. Предвид, че при VSS проекти искаме оферти от различни компании, а те търпят динамични промени. Полезно е тези оферти и разходи да минават одобрение през VSS тийм лидер, финансов контрол и одобрение на CEO. Така избягваме първо да дублираме покупка и второ да имаме одобрено PO само за най-рентабилната цена. За мен като администратор е ми е удибно да следя какво вече мога да предвижа за плащане, какво очаквам като доставка и какви фактури все още очаквам.

PoC-ове или Demo проекти

При тези проекти нямаме реална продажва/изписване на артикули, но те все пак са вложени при потенциален клиент и реално не са в склад. Чрез този инструмент следим при кой какви артикули имаме, и на каква стойност. Също така проследяваме датата на предаваме и дата на която очакваме да се върнат при нас, както и състояние на артикулите при връщане и тн."

- Соня Страхилова, Старши специалист Обработка на поръчки, Коника Минолта България

Каква информация най-често проследяваш в MFiles, когато работиш по проекти за смарт видеонаблюдение?

Електронно трудово досие

Дигитализирано управление на трудовите правоотношения

Одобрение на отсъствия от работа

Електронно регистриране и управление на процес за отсъствия от работа

Дигитално управление на командировки

Ясна проследимост на командировките от служители и ръководители

Управление на активи

Автоматизиране на разпределението на активи и пълната им проследимост по...

Одобрение на разходи

Електронно регистриране и управление на процес за одобрение на разходи

Автоматична обработка на фактури

Aвтоматичен процес за извличане и валидиране на данни от фактури

Интелигентно извличане на данни от документи

Автоматичен процес за извличане и валидиране на данни от документи

Управление на договори

Електронно регистриране и управление на договори

Контрол на автопарка

Ясна проследимост на всички автомобили в организацията с прилежащите им...

Електронно подписване на документи

БЪРЗО, ЛЕСНО, СИГУРНО

Управление на кореспонденцията

Електронно регистриране и управление на входяща и изходяща кореспонденция

Ние работим така.