В много компании HR отделите все още са потънали в папки, скенери, подписки и хартия. На пръв поглед това изглежда като добре утвърдена рутина – служител подава молба, някой я разпечатва, подписва, сканира, архивира. Но зад тази „нормалност“ се крие огромна неефективност, риск и скрити разходи, които малко хора реално пресмятат.
Трудовото законодателство в България изисква сериозно ниво на документооборот и архивиране – трудовите досиета например трябва да се съхраняват до 50 години. Това означава десетки, понякога стотици физически папки, които заемат скъпо пространство, изискват организация, поддръжка и сигурност. При проверка от Инспекцията по труда или НОИ, целият HR отдел често замразява работата си, за да търси нужните документи, да ги разпечатва повторно, да обяснява какво защо е подписано и от кого. А в динамичен пазар, в който хората очакват бързи отговори и гъвкавост, подобна реактивност е неприемлива.
Още по-притеснителен е аспектът с личните данни. Документи с ЕГН, адреси, здравна информация и други чувствителни данни стоят често в папки, достъпни физически от множество хора, без реална възможност за проследимост. Всеки, който е отварял шкаф, знае – няма как да разбереш кой кога е видял или преместил даден документ. Това е директно нарушение на изискванията на GDPR, което крие реални рискове за компанията.
Всички тези проблеми не са просто административна тежест – те влияят върху качеството на работата, ангажираността на HR специалистите и цялостния облик на организацията. Затова все повече компании преминават към дигитален HR – решение, което заменя хартиената бюрокрация с автоматизирани, прозрачни и надеждни процеси.
Системата M-Files, предлагана от Коника Минолта България, е едно от най-мощните решения за дигитализация на HR. Тя позволява цялата информация за служителите да се съхранява контекстно – не по папки и папки в компютъра, а по смисъл: по служител, по процес, по срок. Това означава, че договорите и анексите вече не трябва да се търсят на ръка – те просто се намират с едно търсене, с ясен запис кой кога ги е подписал, прегледал, одобрил. Всичко остава в дигитална, защитена среда – без нужда от сканиране, печатане или ръчно разнасяне.
Служителят може да подаде молба за отпуск директно през системата – без имейли, без хартия. Ръководителят одобрява онлайн, а HR получава известие и актуализира календара автоматично. Всичко това спестява часове рутинна работа всяка седмица. А благодарение на интегрирания електронен подпис, договорите се подписват дигитално и с правна стойност – без принтери и скенери, независимо дали служителят е в офиса или в друга държава.
Това не е просто автоматизация – това е нова култура на работа. Култура, в която HR има повече време за хората, а не за документи. Култура, в която грешките се намаляват, реакцията е по-бърза, а прозрачността – пълна. И когато дойде поредната проверка, никой не търси документи на ръка. Просто отваря системата.
Това, което днес е модерно, утре ще е стандарт. А в Коника Минолта България вече гледаме отвъд настоящето. Съвсем скоро ще представим и нашия AI асистент за онбординг и управление на корпоративни политики и процедури –помощник, който ще отговаря на въпроси, ще води новите служители през правилата и ще бъде до тях още от първия работен ден.
HR има нужда от еволюция. Не защото е модерно, а защото е наложително. И тя започва с първата дигитална стъпка.
