В много организации финансовите директори продължават да живеят в реалността на хартията – реалност, в която всяка фактура минава през принтер, папка, пощенски плик, скенер и евентуално – човешка грешка. Одобренията се случват ръчно, често бавно и неструктурирано, а контролът върху активи и разходи се разпада между различни таблици, имейли и папки на десктопа. Всичко това не просто изтощава екипа, а реално възпрепятства по-доброто управление на парите.
Българското законодателство изисква документи като фактури, пътни листи, командировъчни и други финансови записи да се пазят с години, в подходящ вид и при нужда – да са моментално достъпни при проверка от НАП или одитор. В реалността това често означава претъпкани архиви, хартиени папки, физически подписи и загубено време в търсене и сортиране.
Трудно се говори за стратегическо управление на ресурсите, когато одобрението на един разход зависи от това дали документът не е заседнал в поредната купчина за подпис. Финансовият контрол се превръща в ръчен процес с много участници, липса на проследимост и реален риск от човешки грешки.
В отговор на тези предизвикателства, Коника Минолта България предлага дигитално решение, което трансформира не просто документооборота, а начина, по който се управляват ресурси и информация. Системата M-Files дава възможност за интелигентно управление на финансови процеси – с пълна видимост, автоматизация и ясно дефинирани правила. Всеки процес – от одобрението на разходи, през контрола на автопарка, до управлението на активи – се дигитализира и следи в реално време. Повече няма нужда от сканиране, принтиране и описване на данни на ръка.
Командировъчните документи преминават през електронен поток, одобренията се случват с един клик, а всяко действие се записва. Активите имат електронно досие с цялата история – от покупката, през ремонта, до извеждането от употреба. Всеки служебен автомобил има централизирана информация за техническо състояние, разходи, водачи. В крайна сметка, финансовият директор вече не се нуждае от отделен Excel за всеки процес – всичко е обединено в единна, интелигентна система.
Нещо още по-важно: документите вече не се подписват с химикал, а с интегриран електронен подпис, признат по закон. Процесът е дигитален от край до край – без физически контакт, без забавяне, без грешки. А когато дойде външна проверка – нужните документи се намират с едно търсене.
И точно тук се случва следващото голямо подобрение: пуснахме мощен AI асистент, който нарекохме Кони - фактуреното чудовище с чудовищен интелект. С други думи – новият инструмент автоматично разчита, извлича и структурира информацията от получените фактури, независимо от формата или езика. Така няма нужда някой да ги описва ръчно. Няма нужда от повторно въвеждане. Просто качваш фактурата – и данните се появяват там, където трябва.
Това не е просто автоматизация. Това е нов етап в управлението на финансите, в който човекът вече не е оператор на данни, а анализатор на стойност. Дигиталният финансов директор вече не следи дали е подписан разходът, а как този разход се отразява на бизнеса.
