Начало
/
Успешни проекти
/
Сънотех дигитализира и оптимизира процесите, свързани с кореспонденцията

  • Сънотех дигитализира и оптимизира процесите, свързани с кореспонденцията – партньорството на Сънотех, Ортес и Коника Минолта България

Описание на компанията

SUNOTEC е водеща европейска компания в разработването и изграждането на мащабни фотоволтаични електроцентрали, специализирана в цялостното изграждане на устойчива енергийна инфраструктура. С централа в София, България и Мюнхен, Германия, както и с офиси в Испания, Обединеното кралство и Дания, се налагат високи стандарти за ефективно управление на документацията и координацията на комуникацията.



Предизвикателство

С увеличаването на обема документи, Сънотех се сблъсква с предизвикателства в управлението и обработката на входящата и изходяща кореспонденция. По пощата, постъпват основно на хартиен носител документи, които се разпределят ръчно между отделите, което води до забавяне на обработката, риск от пропускане на срокове, ограничена проследимост и труден достъп за служителите до информация.



Решение

С помощта на Ортес ООД, официален партньор на Konica Minolta и екипа на Коника Минолта България, Сънотех внедрява централизирана система за управление на входяща и изходяща кореспонденция, базирана на софтуера за документооборот M-Files. Решението включва:

  • Сканиране на цялата входяща кореспонденция с OCR (оптично разпознаване на текст), което позволява търсене по съдържание;
  • Автоматично разпределяне на сканираните документи и препращане към съответните отдели;
  • Категоризиране на всеки документ по предварително зададени  правила и задаването на важни за неговата навременна и коректна обработка (напр. краен срок за отговор, тип документ, свързани други документи;
  • Съхранение на оригиналите само при необходимост и отбелязване на тяхното физическо местоположение ;
  • Възможност за разширяване с други процеси, например управление на договори.



Ползи

Внедреното решение предостави множество предимства за Сънотех:

  • По-бърза и сигурна обработка на кореспонденцията, което елиминира риска от пропуснати срокове;
  • Подобрена прозрачност – ясно се вижда кой, кога и какво е получил и обработил и в какъв статус е съответният документ;
  • По-добра координация между централния офис и отдалечените локации;
  • Намаляване на хартиения обмен и физическото движение на документи;
  • Гъвкавост за бъдещо надграждане – работи се по разширяване с допълнителни процеси, като управление на болнични и инструкции за служители на терен.


Проектът със Сънотех демонстрира как устойчивото партньорство и системният подход могат да доведат до значима трансформация в управлението на документооборота. Съвместно внедрената система M-Files, реализирана от Ортес и Коника Минолта България осигури на компанията по-добра проследимост, по-висока ефективност и възможност за гъвкаво надграждане в бъдеще. Сънотех споделя своето удовлетворение от работата с платформата и вече предприема стъпки за разширяване на нейното приложение.  

Изпратете запитване