Свързани решения за дигиталната среда на Софарма
Група Софарма съчетава своя мащаб и дългогодишен опит с технологичната експертиза на Коника Минолта България в партньорство, обхващащо управлението на печатната среда и дигитализацията на ключови документи и бизнес процеси.
Компаниите в Групата използват многофункционални устройства на Коника Минолта в своите локации и аптеки, като паралелно с това внедрява решения, базирани на платформата M-Files. Сред реализираните до момента процеси са управлението и одобрението на договори, включването на съществуващия договорен архив в единна дигитална среда и интеграцията между решенията за печат и M-Files.
Партньорството продължава да се надгражда с разработването на нов процес за одобрение на инвестиционни разходи, който е следваща стъпка към по-свързана, ефективна и последователно развиваща се дигитална среда.
Бихте ли разказали повече за Софарма АД, за мащаба и основните направления в дейността на компанията?
Софарма е водеща група компании в сектора на грижата за здравето в България. В състава ѝ влизат 3 големи компании:
- Софарма – най-големият български производител на лекарства с операции в над 40 пазара в Европа и Азия и офиси в 11 държави.
- Софарма Трейдинг – един от водещите напълно интегрирани доставчици на здравни услуги с операции в България, Сърбия и Беларус
- SOpharmacy – аптеки с над 252 обекта в 54 български града, както и над 20 обекта в Сърбия.
Каква роля има дигитализацията за по-добрата координация между екипите и за по-ефективното управление на вътрешните процеси в компанията?
Работата на различни екипи и локации изисква надеждна печатна инфраструктура, която да осигурява непрекъсваемост, предвидимост на разходите и навременно обслужване.
Паралелно с това нараства необходимостта от по-добро управление на договорната документация. Документите трябва да бъдат лесно достъпни, структурирани и защитени, а отговорните служители да разполагат с актуална информация за техния статус, срокове и версии.
Разширяването на процеса към няколко отдела допълнително поставя необходимост от единен подход за управление на договорите и ясна проследимост на действията.
Каква необходимост доведе до внедряването на M-Files за управление на договорите и какви подобрения търсехте по отношение на ежедневната работа, проследяването на документите и процеса по тяхното съгласуване и одобрение?
Като Група, която оперира на толкова много пазари, документооборота ни е наистина огромен. За нас е важно да имаме добра проследяемост във всеки един етап – от решението за създаване на даден документ (договор, заповед и т.н.) през неговото одобрение, съгласуване, подписване и накрая архивиране. Така имаме ясна картина какво се случва в различните държави, как се движат определени стратегически документи и най-важно – накрая имаме един общ архив.
Каква необходимост доведе до внедряването на M-Files за управление на договорите и какви подобрения търсехте по отношение на ежедневната работа, проследяването на документите и процеса по тяхното съгласуване и одобрение?
Ние търсихме решение, което от една страна да покрива всички нужди, които имахме, свързани с дигитализирането на процесите по управление на документите в Групата. Решение, което да ни помогне да опростим максимално тези процеси. От друга страна да е лесно за работа и интуитивно, защото имаме екип от над 4000 колеги и е важно всеки да може да работи с него. И на последно, но не по-важност място, да ни гарантира сигурност.
Внедряването на M-Files продължава да се надгражда с нови функционалности и процеси. Какви са основните предимства за организацията от това различни дейности да бъдат управлявани в една обща дигитална среда?
Най-важното за нас е пълната картина, която получаваме. Ключово е, че колегите ни по всяко време могат да следят докъде е стигнал техният документ, да знаят какво предстои още да се случи по него, така че да планират своевременно следващите си стъпки. В същото време ние можем централизирано да управляваме ролите на всеки един участник и гъвкаво да разширяваме обхвата на М-Files вътре в организацията и да добавяме нови функционалности. Разбира се, поддържането на една система за толкова много операции също така намалява и разходите ни, спрямо това да имаме множество системи за различни неща в управлението на документи.
Изпратете запитване
Софарма работи с Коника Минолта България както за дигиталното управление на документи и процеси, така и за печатната среда във всички свои локации, включително чрез интеграция между многофункционалните устройства и M-Files. Как тази свързаност подпомага преминаването от хартиени към по-структурирани дигитални процеси?
Интеграцията между многофункционалните устройства и M-Files ни позволява да свържем хартиените документи директно с дигиталните процеси, в които те участват. Документите могат да бъдат дигитализирани и включени в съответния работен процес, без да се създават отделни и несвързани архиви. Така информацията се съхранява в структурирана среда, достъпът до нея е по-лесен, а движението на документите е по-прозрачно и проследимо. За нас това е важна стъпка към последователното намаляване на ръчните операции и изграждането на единен подход за управление на документи във всички компании от Групата.
Ако погледнете назад към началото на проекта и напред към следващите стъпки, кое бихте определили като най-ценния резултат от партньорството между Софарма и Коника Минолта България?
Най-ценното за нас е, че имаме едно цялостно решение за управление на документооборота в Групата. Решение, което отразява специфичните нужди на всяка една от компаниите ни. Така и колегите ни използват една и съща система, без значение в коя компания работят, което пък ни дава възможност много по-лесно да планираме развитието на системата за бъдеще.