ФЬОНИКС Фарма и Коника Минолта: от печат към дигитално управление на договори

За компанията

ФЬОНИКС Фарма ЕООД е водещ интегриран доставчик на здравни услуги в България с 30 години опит на пазара. Компанията обслужва над 3000 аптеки и 250 болници, а портфолиото ѝ включва над 20 000 продукта и специализиран здравен софтуер. ФЬОНИКС Фарма си партнира с водещи производители на медицински изделия и е ексклузивен представител на утвърдени международни компании на българския пазар.

Партньорството между ФЬОНИКС Фарма и Коника Минолта България продължава повече от 10 години. То започва с управлението на печатната среда на компанията, а впоследствие се разширява и с внедряването на дигитално решение за управление на договори, базирано на платформата M-Files.

Нуждите на клиента

Работата на различни екипи и локации изисква надеждна печатна инфраструктура, която да осигурява непрекъсваемост, предвидимост на разходите и навременно обслужване.

Паралелно с това нараства необходимостта от по-добро управление на договорната документация. Документите трябва да бъдат лесно достъпни, структурирани и защитени, а отговорните служители да разполагат с актуална информация за техния статус, срокове и версии.

Разширяването на процеса към няколко отдела допълнително поставя необходимост от единен подход за управление на договорите и ясна проследимост на действията.

Използвани решения

Управление на печатната среда

В продължение на повече от 10 години ФЬОНИКС Фарма и Коника Минолта България изграждат устойчиво партньорство, което днес обхваща управлението на над 40 печатни устройства в три ключови локации – две в София и една в Пловдив.

Услугата обхваща цялостната поддръжка на печатната инфраструктура — от техническото обслужване и автоматичното снабдяване с консумативи до дистанционната диагностика на технически казуси. Така управлението на устройствата остава последователно, предвидимо и надеждно.

Тази надеждност е подкрепена и от клиентския портал на Коника Минолта България, през който служителите лесно подават и следят сервизни заявки и поръчки за консумативи, както и преглеждат историята на обслужването.

Тази стабилна основа на печатната среда постави началото и на следващата стъпка в партньорството — дигитализацията на договорния процес.

Дигитално управление на договори

За дигитализацията на договорния процес Коника Минолта България внедрява решение за управление на договори, базирано на платформата M-Files. Първоначално системата е въведена за нуждите на отдел Централно снабдяване, а след успешното ѝ използване постепенно се разширява към Търговски операции и Ексклузивно представителство.

Решението превръща работата с договори в по-лесен, структуриран и прозрачен процес. Всички документи се съхраняват в единна среда, откриват се бързо според своето съдържание и контекст и са достъпни в актуалната си версия. Така екипите разполагат с по-ясна проследимост, по-добър контрол върху документацията и по-удобен начин за ежедневна работа с договорите.

Разширяването на системата към три различни отдела показва нейната практическа стойност и възможността ѝ да се адаптира към различни бизнес нужди и процеси в организацията.

Ползи

Комбинацията от печатни услуги и дигитално управление на договори подпомага ФЬОНИКС Фарма в няколко ключови направления:

• надеждна и непрекъсната работа на печатните устройства в три локации;
• освобождаване на вътрешен ресурс за дейности с по-висока добавена стойност;
• по-голяма предвидимост и контрол върху общите разходи за печатната инфраструктура;
• единно и структурирано пространство за договорната документация;
• по-бърз достъп до необходимите договори и актуалните им версии;
• по-добра проследимост на действията, сроковете и отговорностите;
• стандартизиран процес между различните отдели;
• възможност решението да се разширява спрямо нуждите на организацията;
• един технологичен партньор за управление на печатната среда и дигитални работни процеси.

Развитието на проекта от един към три отдела показва, че дигиталното решение може да бъде адаптирано и надграждано според реалните потребности на организацията. Заедно с дългогодишното партньорство в областта на печатните услуги, това създава цялостен модел за по-ефективно управление на документите и информацията.