Ефективно управление на електронни трудови досиета и командировки в ICT Strypes
За компанията ICT Strypes
ICT Strypes е водеща ИТ компания, специализирана в разработка на софтуерни решения, ИТ консултации и дигитална трансформация. Фокусът им е върху иновациите, автоматизацията и висококачественото предоставяне на софтуерни услуги. С над 720 професионалисти в екипа, те продължават да се разширяват и да си партнират с глобални клиенти.
Нужда от дигитализация и оптимизация на ключови HR процеси
С бързия ръст на компанията и увеличаващия се обем на служители и командировки, административните процеси стават все по-комплексни и времеемки за поддръжка.
Екипът на ICT Strypes търсеше решение, което да им осигури:
- Централизирано, защитено и достъпно съхранение на електронни трудови досиета.
- Автоматизация на обмена на информация между различните системи – по-конкретно с HR платформата Bamboo HR.
- Ясен, структуриран и дигитализиран процес по управление на командировки, включително възможност за свързване с външни партньори като Usit Colors.
- Намаляване на ръчната обработка и риска от грешки, както и по-добра отчетност към мениджмънта.
- Намаляване на употребата на хартия като част от ангажимента към устойчиво развитие и опазване на околната среда.
Внедряване на платформа за управление на документи от Коника Минолта
Като отговор на нуждите на клиента, Коника Минолта България внедри платформата за интелигентно управление на информацията – M-Files.
Решението беше фокусирано върху два ключови административни процеса – електронни трудови досиета с интеграция към Bamboo HR и управление на командировките с връзка към Usit Colors.
Електронни трудови досиета
- Интергация с Azure за осигуряване на максимална сигурност посредством 2FA при влизане в платформата.
- Интеграция с Bamboo HR чрез API: автоматичен трансфер на данни и синхронизиране на информация за служители.
- Електронно подписване на документите и пълна автоматизация за процеса по архивирането им в служителските досиета. Контрол на достъпа по роли, версия на всеки документ и проследимост на действията (audit trail).
- Осигуряване на пълно съответствие с GDPR и трудовото законодателство.
Управление на командировки
- Интергация с Azure за осигуряване на максимална сигурност посредством 2FA при влизане в платформата.
- Дигитален процес за заявка, одобрение и документооборот на командировки, реализиран в M-Files.
- Интеграция чрез структурирани файлове с Usit Colors, осигуряваща бърз обмен на информация за пътуванията.
- Централизирана база данни с документи, резервации и отчети, достъпна за служители и мениджъри в реално време.
- Съкращаване на времето за обработка и елиминиране на множество ръчни стъпки.
Резултати и ползи от внедряването
В резултат от внедряването на платформата M-Files и интеграцията с ключови системи, ICT Strypes реализира цялостна дигитализация на основни административни процеси. Проектът донесе редица стратегически и оперативни ползи, които подобриха вътрешната ефективност, потребителското преживяване и възможностите за бъдещо развитие:
- Дигитализация на процесите по управление на документите на служителите и бизнес пътуванията.
- Повишена ефективност на HR отдела и Финансовия екип, благодарение на автоматизацията.
- Интегрираност и единен информационен поток между M-Files, Bamboo HR и Usit Colors.
- Пълна прозрачност, проследимост и контрол върху всички документи и действия по тях.
- Гъвкава основа за бъдещо развитие с електронен подпис, автоматично архивиране и допълнителни бизнес процеси.
- Подобрено потребителско преживяване за служителите – по-бързи отговори, по-малко административна тежест, по-добра информираност.
С този проект ICT Strypes не просто дигитализира конкретни административни процеси, а изгради устойчива основа за дългосрочна ефективност, прозрачност и растеж. Внедреното решение с M-Files се доказа като стратегически инструмент за по-добро управление на информацията и процесите в организацията, отговаряйки едновременно на нуждите на служителите и на визията за иновативна и гъвкава корпоративна среда.
