Бонoйл въвежда дигитален процес от Konica Minolta за проследяване на задължителни документи при експорт

Производственият гигант на растителни масла Бонoйл, подобрява и дигитализира своя процес по управление на задължителните документи за експорт с въвеждането на платформата M-Files

Бонoйл ООД е компания за преработка на маслодайни култури. Компанията стартира своята дейност пред 1991г., като се утвърждава като най-големия производител на растителни масла в България през 2007г. Основните дейности на Бонойл включват – закупуване и съхранение на маслодайни култури, рафиниране, бутилиране и транспорт на растителни масла.

През годините компанията се стреми да поддържа най-високо технологично ниво, което гарантира отлично качество на растителното масло, съобразено с всички световни стандарти. Благодарение на наличието на собствена лаборатория и високо-квалифициран персонал, компанията има възможността да провежда денонощен контрол върху всички продукти и по време на всички етапи от производствения процес.

Предизвикатества

В днешно време компаниите са затрупани с обработката на голям обем от документи, което не им позволява да работят с максимална ефективност. Проблемът е, че управление на тези документи изисква от големите организации значителни ресурси и време. Това поражда необходимостта мениджмънтът да се фокусира върху намиране на бърз и лесен начин за търсене, споделяне и защита на документите. Това е и сред причините Бонoйл да се свърже с Коника Минолта България, за да дигитализира своите документи за износ на стока. Значителна част от производството на компанията се изнася извън България, което налага стриктни проверки и съответствие на различни стандарти на документите за износ, което е сред причините за въвеждането на софтуера M-Files.

Сред предизвикателствата на компанията са:

Затруднено следене на задължителни документи при експорт на стока
Обработка на данни в Excel, съпроводено с човешки грешки
Значителен обем от документи, които се обработват на хартиен носител
Бавен и времеемък процес по създаването на комплекти с документи
Възможност за загуба на документи и данни
Ограничена възможност за търсене на информация бързо и лесно

Решение

Целта на партньорството на Бонoйл с Konica Minolta е дигитализацията на процеса по управление и проследяване на задължителни документи за експорт на слънчоглед, базиран на платформата M-Files.

Имплементирането му позволява ефективно управление на договори за доставка, които са правилно обвързани с клиентските поръчки и заявки за производство. Дигитализирането на процеса позволява всяка поръчка да може да бъде обвързана с няколко заявки за производство, като всяка заявка има уникален лот, който автоматично може да се генерира от M-Files спрямо специфичните изисквания на клиента. Компанията има възможност да създава и настройва матрици, които автоматично да генерират задължителни документи спрямо клиент-държава, което автоматизира процеса по създаване и управление на документи.

Решението позволява на компанията да елиминира ръчното обработване на документи и да намали мястото за съхранение на хартиените им копия. За оптимизиране на процеса по съхранение беше въведен дигитален архив, което позволява бърз и лесен достъп до всички договори и документи, съхраняващи се в единна централизирана база данни.

Бонoйл и Konica Minolta продължават своето успешно партньорство с надграждане на проекта, като се предвижда следващите стъпки да са насочени към автоматизиране на процесите по управление на документи за износ на олио.

Ползи

Основните ползи за Бонoйл са:

Автоматизирано, лесно и бързо управление и намиране на информация
Минимизиране на риска от загуба на документи, работа винаги с актуални версии и автоматично обновяване на информацията в системата
Намаляване на ръчната обработка на документи и допускането на грешки
Сигурен дигитален архив, позволяващ лесно и бързо търсене
Лесно и бързо проследяване на пакетът задължителни документи за всеки LOT.

Повечето хора се интересуват колко голям е даден бранд, какъв е пазарният дял, колко онлайн последователи има, как и къде се рекламира. В тази връзка ние оприличаваме компанията ни с нашия основен продукт – слънчогледа. При него най-важна е силната и здрава коренова система, за да изградим разпознаваем бранд на пазара също е нужна стабилна основа. За компанията това са нашите служители. В ежедневната си работа, за да има синхрон между отделите и бързина на изпълнение, разчитаме на решението на Konica Minolta, базирано на M-Files. По този начин работим по-лесно и удобно, без технически грешки, с възможност за достъп до всички важни документи отвсякъде по всяко време. Така станахме по-гъвкави във вземането на решения за бъдещи сделки и затвърдихме позицията си на предпочитан доставчик на белен слънчоглед в глобален мащаб.

Михаил Тодоров

Управител, Бонойл

Бонoйл въвежда дигитален процес от Konica Minolta за проследяване на задължителни документи при експорт