BILLA с дигитален процес по управление на договори и дигитален архив

Автоматизиран процес по управление на договори и дигитален архив в „Билла България“ с платформата M-Files от Konica Minolta

BILLA е първата международна верига магазини в България, предлагаща богат асортимент от храни и потребителски стоки. Веригата е повече от 21 години на българския пазар и продължава да развива успешно своята търговска мрежа и да надгражда предложенията към клиентите си. Тя е добре позиционирана и в момента разполага с над 145 магазина в 45 града в страната.  
 
BILLA е отличена като една от любимите търговски марки за пазаруване в България в няколко последователни години. Позната е на пазара като социално отговорна компания, която подкрепя значими местни и национални каузи и инициативи в помощ на различните социални групи в обществото и опазването на околната среда. 

ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВА
Договорите са в основата на всеки бизнес. Те засягат всяко ниво на организацията и много от ежедневните дейности на всяка компания. Проблемът е, че тяхното управление коства на големите организации изключително голям ресурс от време и усилия. Договорите често се архивират само в хартиен формат. Освен това договарящите страни често са в множество отдели - правен, продажби, маркетинг, счетоводство и т.н., които след това често запазват и съхраняват свои собствени копия на договора, което води до проблеми с наличието на техни различни версии. Истинско предизвикателство е и следенето на сроковете и условията в договорите, което може да доведе до грешки и пропуснати ползи.

Подобни  предизвикателства са причината екипът на „Билла България“ да потърси решение за автоматизиране и дигитализация на процеса по управление на договори в организацията. Служителите на компанията често са изправени пред следните трудности:

• Обработка на значителен обем документи ръчно, което води до изразходване на огромно количество хартия.
• Липса на автоматизация - води до трудоемко проследяване на последната версия на договорите и затруднено проследяване и контрол на процеса.
• Огромен обем от договори на хартия, което може да доведе до забавяне при процесите по съгласуване на договорите между отделните страни. 

РЕШЕНИЕ
„Билла България“  се обръща към Konica Minolta за имплементиране на решение, което ще  позволи по-ефективното управление на договори и изграждането на дигитален архив. Дигиталният процес е базиран на платформата M-Files.

Един от най-важните и бързи  резултати от внедряването е елиминирането на ръчното обработване и намаляване на мястото за съхранение на хартиени документи. Дигитализирането на процеса води до по-лесно и по-бързо управление на целия жизнен цикъл на всеки договор – от създаване на чернова, през съгласуване, одобрение, подписване, активиране, до архивирането му. За оптимизиране на процеса по съхранение и извличане на данни от документи беше въведен дигитален архив, което позволи бърз и лесен достъп до всички договори и документи, които се съхраняват в единна централизирана база данни.

Предизвикателството с бавното и трудно съгласуване при ръчното подписване бе преодоляно с интеграцията на M-Files и електронно подписване от Evrotrust.
 
ПОЛЗИ

• Лесно и бързо откриване и споделяне на информация по различните договори
• Автоматизиране на процеса по съгласуване на договори – по-кратки срокове за одобрения от различните нива
• Лесно проследяване на промени и работа винаги с актуалната версия на документите
• Нотификации по имейл за приближаващи крайни срокове по договорите
• Изграждане на сигурен дигитален архив
• Електронно подписване и др.

„Билла България“ и Konica Minolta продължават своето успешно партньорство с надграждане на проекта по дигитализация на работни процеси, като се предвижда следващите стъпки да са насочени към автоматизиране на процесите по управление на заповеди и документи за собственост по различните ритейл обекти.