Дигитален архив
Документите, които намирате за секунди
Документите са навсякъде. А информацията?
Договори във файловия сървър. Фактури в имейла. Документи на локалния компютър. Други – все още на хартия. Когато информацията е разпръсната между различни места, намирането на правилния документ често зависи от това кой го е съхранил и къде.
С дигитален архив документите се съхраняват централизирано и се намират според това какво представляват, а не според папката, в която са записани.
Отървете се от:
Сложни структури от папки и подпапки
Губене на време в търсене на документи
Разпръснати файлове в различни системи и локации
Неясни имена и множество версии на един документ
Ръчно архивиране и обработка на документи
Зависимост от хартиени архиви и физическо съхранение
Ползи:
Централизирано съхранение на фирмените документи
Бързо търсене чрез метаданни и съдържание
Лесен и контролиран достъп до информацията
По-добро управление на версии и актуални документи
Директно сканиране към архива чрез мултифункционални устройства
Основа за последваща автоматизация на бизнес процеси
Не търсите папката. Търсите документа.
Вместо да помните структурата на директории и имената на файловете, използвате информацията, която знаете за документа – клиент, доставчик, тип, дата, проект, отдел или статус.
Документът постъпва в системата
Качете съществуващ файл или сканирайте хартиен документ директно към архива.
Добавя се контекст
Документът се описва чрез метаданни като тип, клиент, доставчик, номер, дата, проект или други характеристики.
Намирате го за секунди
Търсите по информацията, която знаете, без да се интересувате къде физически е съхранен файлът.
Едно решение. Различен мащаб.
Дигиталният архив може да бъде реализиран чрез различни технологии според обема документи, броя потребители, необходимите интеграции и бъдещото развитие на организацията.
Enterprise платформа за управление на информация и процеси
- Подходяща за големи и комплексни организации
- Управление на много роли, отдели и взаимосвързани процеси
- Персонализирано внедряване според специфичните бизнес нужди
- Възможност за поетапно надграждане и автоматизация
- Интеграции с ERP, CRM и други enterprise системи
- Детайлно управление на права, версии и достъп до информация
Гъвкава платформа за дигитален документооборот
- Бърз старт и ясна рамка за внедряване
- Подходяща за МСП и растящи организации
- Стандартизирани процеси без излишна комплексност
- Документооборот и workflow с OCR и автоматизация
- Интеграция с мултифункционални устройства и облачни услуги
- Възможност за постепенно надграждане според нуждите на бизнеса
От хартия директно в дигиталния архив
Интеграцията с мултифункционалните устройства на Konica Minolta позволява хартиените документи да бъдат сканирани и изпращани директно към дигиталния архив.
Така документът може да бъде дигитализиран още в момента на неговото постъпване и веднага да стане част от структурираната информационна среда на организацията.
