Konica Minolta отбелязва Световният Ден на дигиталното почистване

Световният ден на дигиталното почистване е важно събитие, тъй като пространството за цифрово съхранение има пряко въздействие върху устойчивостта. Независимо дали става въпрос за съхранение в облак или локално съхранение, въглеродният отпечатък на данните не е незначителен. Например, съхраняването на 1 GB данни изразходва 0,015 kWh електроенергия и 0,28 kg CO₂ емисии.

Ясен пример за това е, че електричеството, необходимо за съхраняване на около 3500 имейла (по пет MB всеки) произвежда приблизително толкова CO₂, колкото това от шофиране на компактен автомобил на километър и изтриване на 1000 имейла би довело до въглеродна полза от около пет грама CO₂.

Не само съхранението на данни изразходва ресурси, но и преносът на данни. Например процесът на изтегляне или прехвърляне на 1GB данни изисква 3kg CO₂. За да стане това по-ясно, ето някои други цифри: френската телевизионна компания France Télévisions е изчислила, че служител със среден имейл трафик произвежда толкова парникови газове всеки ден, колкото генерира единадесет километра пътуване с кола.

Вземайки предвид тези цифри, през 2019 г. германското списание Oekotest дори твърди, че „Един имейл е също толкова вреден за климата, колкото и найлонова торбичка“.

Когато става дума за почистване на вашето дигитално пространство, е важно да гледате на него по същия начин както и на нещата от физическия свят. Не бива да пазите нежелани и неизползвани неща, които само заемат място и използват ненужна енергия и ресурси. В допълнение с това, пазенето на стари и ненужни данни и имейл прави достъпа до информация по-труден и времеемък. 
 

 

Не е необходимо да съхранявате няколко версии на документ - в SharePoint Online ви трябва само една версия, която се споделя между всички. Можете обаче да възстановите по-стара версия по всяко време, тъй като те се съхраняват в компресиран вид в архива и следователно изискват по-малко място за съхранение.


Понякога има ситуации, при които няколко души трябва да дадат своя принос за презентация на PowerPoint (например) и без да използват SharePoint Online, всеки събира свой собствен файл и в крайна сметка тези файлове се обединяват. Това изразходва повече място за съхранение, отколкото ако всички работят върху един и същ файл в SharePoint Online от самото начало. Работата с няколко души върху един и същ документ, без значение дали е PPT, документ на Word или друг документ или файлов формат, има допълнителното положително предимство, че също така гарантира по-малко объркване относно това коя версия е правилната в края на процеса.
 

Когато изпращате имейли, вместо да прикачвате файл, просто споделете документите от OneDrive или SharePoint Online директно като връзка. Уверете се, че са споделени предварително! Получателите имат директен достъп до документите, което спестява обем данни при изпращане (без множество клонинги на документа, изпратен до всеки получател) и не изкушава получателите да изтеглят прикачените файлове и да ги запазват локално, което би използвало ненужно допълнителни ресурси.

Това работи еднакво при споделяне на документи с външни получатели, както и с тези в рамките на една и съща организация. Вътрешно така или иначе е по-добре да преминете към екипни чатове вместо имейли, така че всеки да е наясно дали дадено съобщение/документ е получено и видяно. Подобно на имейлите, по-добре е да не качвате прикачени файлове, а по-скоро да работите с връзки в OneDrive и SharePoint Online.
 

Обикновено записи на срещи от вашите срещи на Microsoft Teams автоматично се настройват да бъдат изтрити от Microsoft Stream след 60 дни. След това ще получите имейл, че записът е изтрит, но можете също да ги възстановите директно там, ако все още имате нужда от тях.

За всички други документи можете също да настроите SharePoint Online да ги изтрива след определен период от време. Това обаче не е автоматично, както при записите, трябва да го настроите ръчно. Освен това в SharePoint Online всички документи, които са били изтрити, автоматично се изтриват от кошчето след определен период от време.
 

Уверете се, че сте се отписали от всички нежелани или нечетени бюлетини и незабавно изтрийте всички от тях, които вече са съхранени във вашите системи.

Също така имайте предвид всички електронни пощенски програми или подобни, за които се абонирате в бъдеще, за да сведете до минимум времето и усилията, необходими за почистване на вашето цифрово хранилище в бъдеще.
 

Маловажните стари файлове често се съхраняват, без много да се мисли дали ще са необходими отново. Това може да е директно на вашия компютър или мобилно устройство, на споделен сървър, в облачно хранилище или във вашето хранилище за имейл или други приложения за съобщения.

Помислете два пъти дали да съхранявате или изтривате файлове, имейли или други съобщения. Редовно почиствайте папките си за изтегляне, като архивирате елементи, които трябва да се пазят, и изтривате тези, които не трябва. Това е особено важно при по-големи файлове като изображения и видеоклипове, но помислете и за по-малки файлове с данни, които вече не са необходими - като файлове за актуализиране на софтуер, дневен ред на срещи и др.

Много файлове може да са дубликати на тези, които се съхраняват безопасно другаде, в който случай е по-добре да ги изтриете, вместо да имате дублиран достъп на две или повече места. Използването на подобни на SharePoint Online за централно съхраняване на документи ще ви помогне да сте в крак с това движение напред.
 

Освен аспекта на устойчивостта, има и правен аспект, който трябва да се вземе предвид, когато става въпрос за избягване на хаоса в данните. В зависимост от вида информация, която се съхранява (т.е. ако съдържа лични данни), съхраняването на данни, които вече не са необходими, може да изложи вашата организация на ненужен регулаторен риск (като GDPR).

Очевидно поддържането на цифров „безпорядък“ може да означава, че търсенето на полезни данни отнема повече време. Това е проблем при нормално търсене на данни, но е особено проблематично, ако получите заявка за достъп на субект на данни (DSAR), която има времеви ограничения съгласно GDPR, или искане за информация от индустриални органи и т.н.
 

Гарантирането, че поддържате своя цифров свят чист е важно и носи много предимства, така че трябва да изберете експертен партньор за ИТ поддръжка като Konica Minolta, който ще помогне на вас и вашата организация да оптимизирате използването на вашите ИТ ресурси и да бъдете по-ефективни.

Като акредитиран партньор на Microsoft Cloud Solution, Konica Minolta може да ви помогне да се възползвате максимално от пакета на Microsoft 365 от цифрови приложения и инструменти (включително SharePoint Online, Teams и OneDrive), за да гарантирате, че вашето облачно хранилище работи възможно най-ефективно и като ви помага да избегнете потенциалните проблеми, които хаотичните данни могат да причинят или да допринесат за тях.