Начало Блог Управлението на договори не трябва да струва скъпо

Управлението на договори не трябва да струва скъпо

| 11 януари 2022

Наскоро един клиент ме попита дали и как трябва да автоматизират процесите за управление на договори. Първоначалната ми мисъл беше: „Дa, използвайки високоплатени адвокати и скъпоструващи системи!“ Сериозно обаче - този въпрос е важен. Договорите са в основата на всеки бизнес. Те засягат всяко ниво на организацията и много от ежедневните дейности на бизнеса. Проблемът е, че много организации не се справят успешно с управлението на тези важни документи. Договорите често се архивират, както в електронен, така и в хартиен формат. Освен това договарящите страни често са в множество отдели - правен, продажби, маркетинг, счетоводство и т.н., които след това често запазват и съхраняват свои собствени копия на договора, което води до проблеми с наличието на версии къде ли не. Истинско предизвикателство е и следенето на сроковете и условията в договорите, което води до пропуснати подновявания, непланирани разходи и незадоволителни резултати. Тези предизвикателства принудиха много организации да търсят софтуерни решения за автоматизиране на процеса на договори.


Готови или не?
Ето три ключови въпроса, които ще ви помогнат да определите готовността си да дигитализирате процеса по управление на договори:

Имате ли трудности при откриване на актуалната версия на договорите?
В миналото договорите често се съхраняваха на хартиен носител, а електронните таблици се използваха за управлението им, както и за проследяване на ключови термини и етапи. Скорошна анкета, проведена по време на уебинар на M-Files показа, че повечето организации използват комбинация от хартиени папки и файлове, за да управляват своите договори. Това многоформатно съхранение може да създаде много проблеми за тези, които отговарят за управлението на договорите. Как намират всички договори, които изтичат през март, или всички договори, за последните десет години с конкретна агенция?
Открих, че в днешния свят, ориентиран към данните, е разумно да разполагаме със системи с възможност за добавяне на метаданни, свързани с файла на договора, така че информацията да може да бъде бързо открита или за да могат да се намерят групи от договори, които отговарят на определени критерии.

Как изглежда текущия ви процес по обработка и управление на договори?
Този е лесен. Ако отговорът  е по мейл, то трябва сериозно да обмислите дигитализирането на процеса по управление на договори. Хартията се губи или съхранява неправилно, мейлите се пропускат или игнорират - и настъпва хаос. С решение като M-Files, което може да автоматизира процесите на преглед и одобрение на договори, организациите ще разполагат с по-голяма точност и ефективност при управлението на своите договори, ще гарантират, че точните лица преглеждат и одобряват файловете и ще предотвратят липсата на ключови условия, етапи и пропуснати крайни срокове.
 
Разполагате ли с инструмент за нотификации при изтичащи срокове на договорите?
Ако отговорът ви е „не“, вероятно сте в същата лодка като други компании, които разчитат на комбинацията от имейл, паметта на този, който отговаря за договора, различни документи и някои данни от ERP системата. Решения като M-Files, които се интегрират с други основни бизнес системи, разрешават този проблем, тъй като информацията, която се намира в различни системи е лесно достъпна, без дублиране.

Ако сте се сблъсквали с гореизброените проблемите, можете да прегледате детайлите за дигиталния процес по управлението на договорите на M-Files. 

Ако се интересувате да научите повече за автоматизирането на управлението на договори, съветвам ви да прегледате и този уебинар.