Преходът към така наречения „офис без хартия“ е бил по-скоро постепенен, отколкото революционен. До 70-те години на миналия век хартиените документи са доминирали в офисната работа. Промяната започва през втората половина на десетилетието, когато навлизат текстообработващите програми и позволяват на служителите да редактират документи дигитално – без да се налага да преписват всичко отначало. Именно тази технологична стъпка вероятно е вдъхновила и статията на списание Business Week от 30 юни 1975 г., озаглавена „Офисът на бъдещето“, която прави редица прогнози за бъдеще без хартия. Но какво се случи с тези предсказания?
През следващите години технологичният напредък продължи да приближава визията за офис без хартия. През 1979 г. се появяват електронните таблици, които автоматизират изчисленията по бюджети и други счетоводни задачи. Малко по-късно навлизат интегрирани електронни офис системи, а през 90-те години Интернет се утвърждава като универсално средство за лесно споделяне на информация. Средата на 2000-те бележи нов важен етап – облачното съхранение и дигиталните решения започват още по-осезаемо да намаляват нуждата от хартия, благодарение на възможността за използване на електронни файлове и електронна поща.
Въпреки всички технологични иновации, „офисът без хартия“ все още не е повсеместна реалност, а печатът продължава да заема важно място в бизнес процесите. Макар дигиталните работни потоци значително да са намалили използването на хартия, зависимостта от печатните документи остава. Над 70% от компаниите в последното проучване на Quocirca споделят, че печатът е важен за техните операции. Данни на PWC от 2023 г. показват, че офис служител в САЩ все още използва около 10 000 листа хартия годишно. Според Quocirca основните причини, поради които бизнесите продължават да използват хартия, са: клиентите изпращат хартиени документи (36%), законови изисквания (30%) и необходимост от физически подписи (29%). Проучване на IDC потвърждава тази тенденция – 43% от анкетираните компании заявяват, че хартиените документи остават съществени за техните процеси, като отново на второ място се нареждат правните изисквания.
Как се променят тенденциите за печат при различните възрасти?
Продължаващата употреба и зависимост от печата често се свързват с различните навици и очаквания на поколенията в работната среда. Всяко поколение носи със себе си специфични нужди и разбирания по отношение на печата. Затова е важно бизнесът да познава тези различия и да осигури подходяща инфраструктура, която да отговори на всички изисквания – за да гарантира както ефективност, така и приобщаваща работна атмосфера.
Ключовите поколения в работната сила днес включват:
Поколението на Baby Boomers (родени между 1946–1964 г.):
Това поколение е израснало със силна зависимост от печатни материали и информация на хартия. Те са свикнали да разчитат на традиционни методи за печат и често предпочитат физически документи. Въпреки това, много от тях постепенно се адаптират към дигиталните алтернативи. Въпреки че все още са склонни да печатат повече от по-младите поколения, голяма част от тях ще се пенсионират през следващото десетилетие. Това означава, че с времето влиянието им върху нуждата от печат в офис среда ще намалява.
Поколение X (родени между 1965–1980 г.):
И това поколение е свикнало с печатните документи в офиса, но значително по-лесно възприема дигитални работни потоци. Те често комбинират двете – използват дигитални решения, но продължават да печатат при нужда. Интересна тенденция се откроява в проучване на Quocirca от 2022 г.: 76% от анкетираните, родени преди 1977 г., смятат, че печатът е важен за тяхната работа. Но когато са попитани дали той ще остане важен и през 2025 г., само 51% са дали утвърдителен отговор. Това показва промяна в нагласите, дори сред поколения, свикнали с хартията.
Поколение Y / Милениали (родени между 1981–1996 г.):
Това е първото поколение, израснало в началото на дигиталната ера – често наричани „дигитални туземци“ (digital natives). Милениалите са свикнали с технологии още от ранна възраст и често предпочитат дигитални документи и онлайн споделяне на информация. Гъвкавостта и мобилността са важни за тях, но въпреки това понякога използват печат за конкретни бизнес нужди. Данните на Quocirca показват интересна тенденция: сред родените между 1978 и 1987 г., 76% са смятали печата за важен през 2022 г., но само 62% вярват, че ще остане важен през 2025 г. Това е ясен сигнал за постепенно отдалечаване от хартията.
Поколение Z (родени между 1997–2012 г.):
Те също са родени в дигиталната епоха – и често се смята, че са дори по-„дигитални“ от милениалите. За това поколение дигиталните документи са норма, а мобилните решения за печат са предпочитани, когато въобще използват хартия. Очакванията им са ориентирани към бързина, лесен достъп и безхартиени процеси.