Оптимизиран процес по обработката и одобрението на входящи фактури в Златна Панега Цимент

Златна Панега Цимент АД повишава контрола, ефективността и прозрачността в процеса по обработка на фактури

Златна Панега Цимент АД, част от Групата ТИТАН и клиент на дългогодишния ни партньор Випимекс, е голям производител на висококачествен цимент и бетон на територията на България.

Формулата за успех на Златна Панега Цимент АД се крие в дългогодишен опит, използването на най-добрата съществуваща производствена технология, съчетана със стремеж за усъвършенстване на процеса и модернизация на оборудването. Като дългогодишен клиент на Випимекс ООД, осигуряващ печатни услуги в компанията, Златна Панега Цимент АД се доверява на решенията предлагани съвместно от Konica Minolta и Випимекс ООД за оптимизиране на процесите, свързани с обработката и одобрението на входящите фактури на бизнеса. Випимекс ООД предлага решенията на Konica Minolta повече от 26 години и е надежден и доверен доставчик за най-големите компании и общини в Северна България.

Предизвикатества

Ефективното управление на счетоводната дейност е ключово за бизнеса. Традиционната обработка и входиране на фактури в счетоводни или ERP системи е трудоемка задача, съпътствана с ръчно въвеждане на данни, което създава възможност за допускане на грешки и отнема време и пари. В допълнение, квалифицирането на съвпадение на фактурираните стоки и услуги с поръчаните е трудоемка и времеемка задача. Това са сред причините Златна Панега Цимент АД да предприеме действия за дигитализиране на процеса по обработка на фактури.

Предизвикателствата, пред които е изправена фирмата, са:

Особено трудоемка обработка на фактури поради необходимостта от ръчно въвеждане на данните в основната система
Липса на проверка на въведените данни и риск от грешки
Липса на проследимост и прозрачност на процеса
Необходима проверка за съответствието на заявеното и фактурираното преди обработката на фактурата; процес осъществяващ се към момента на хартиени носители или посредством електронна поща.

Решение

Автоматизирането на процеса по извличане на данни от фактури в Златна Панега Цимент АД се осъществява чрез решението ABBYY FlexiCapture. Въведеният процес изисква входящите фактури да се сканират, вместо данните да се въвеждат ръчно, като към служителите се насочват само фактури с потенциално непълно разпознати данни, несъответствия или нарушение на бизнес условия. Това значително улеснява и намалява времето за обработката на фактури и позволява на служителите на Златна Панега Цимент АД да се съсредоточат върху контрола на процесите по плащане.

Като част от решението, фирмата въвежда дигитален процес, базиран на M-Files, който цели да улесни одобряването на фактурите и да осигури проследимост и бързина на процеса. Процесът включва автоматично входиране на фактурите в M-files от ABBYY FlexiCapture, като заявителя получава известие, за да провери и одобри електронно фактурата. Одобрената фактура се насочва за автоматично въвеждане на данните в ERP системата.

Цялостното решение беше успешно интегрирано със съществуващата ERP система – SAP, където се добавят одобрените в M-Files фактури и улесняват и ускоряват процеса по осчетоводяване.

Ползи

Ползи от внедряване на решението за извличане на данни от документи:

Автоматизация на процеса, водеща до по-бърза обработка на множество документи, елиминираща нуждата от ръчно въвеждане
Намаляване на броя допуснати грешки от ръчно въвеждане на данни
Автоматизиране на рутинна дейност, която не изисква квалификация.

Ползи от внедряване на решението за съхранение и управление на документи:

Автоматично насочване и електронна резолюция от отговорник
Изграждане на електронен архив
Бързо и лесно търсене в електронния архив от документи по различни реквизити / критерии
Възможност за бързи справки сред фактурите по година, по доставчик и т.н. посредством предварително дефинирани изгледи
Липса на дублирани фактури и плащания
Прецизно дефинирани правила за валидиране на данни и прозрачност на процеса

Оптимизиран процес по обработката и одобрението на входящи фактури в Златна Панега Цимент