Minimart и Коника Минолта България: Успешно партньорство, което се гради на доверие

За партньорството на Konica Minolta с верига Minimart разговаряме със Стоян Станков, IT Director Minimart/ БГК АД.
 

Разкажете за компанията „Minimart/ БГК АД“ и за нейния бизнес? Моля, включете всяка информация, която мислите, че трябва да бъде споделена. 

Minimart e верига удобни (convenience) магазини, с присъствие в София, Пловдив, Бургас, Стара Загора, Плевен и други населени места в страната. Зад бранда стои българската компания БГК АД, която обединява опитни експерти и инвеститори с дългогодишен опит в ритейл сектора. В развитието на веригата участват екип от специалисти, които активно прилагат съвременни стратегии и иновации за успешното й разрастване.
За по-малко от две години след старта си, към настоящия момент Minimart вече има над 160 магазина и с това се позиционира като най-голямата верига по брой обекти в сегмента на удобните (convenience) магазини в страната. Компанията планира категорично да запази тази лидерска позиция, като инвестира в удвояването на броя на обектите си през 2025г., достигайки 300, и присъединяването на нови градове към картата на покритие.

Какви са предизвикателствата или проблемите, които се опитвахте да преодолеете и които доведоха до нашето партньорство? Какъв проблем се опитвате да разрешите с внедряването на дигитални процеси?

Eдно от основните предизвикателства беше централизираното управление, одобрение и подписване на документи. Целта беше да се избегне хаоса от разпокъсаното управление на различни типове документи като фактури и договори. Благодарение на платформата M-Files, автоматизирахме процесите и предоставихме възможност на служителите бързо да намират необходимата информация. Внедряването на дигитални процеси, базирани на M-Files подобри ефективността на бизнес процесите ни, като намали времето за търсене на документи и улесни сътрудничеството между екипите.

Защо избрахте нас? Какви бяха критериите, които използвахте при вземането на решение?

M-Files ни позволява да управляваме централизирано документалния поток от информация, което улеснява търсенето и достъпа до документи. Платформата предлага възможност за интеграция с нашата ERP система, осигурявайки единна точка за достъп до всички файлове и документи. Освен това, M-Files позволява настройване на автоматизирани работни потоци, което оптимизира бизнес процесите и подобрява ефективността. Достъпът до документи и файлове по всяко време и от всяко устройство увеличава гъвкавостта на бизнес процесите.

Как използвате решенията за дигитално одобрение на разходи, извличане на данни от фактури и управление на договори. Как са интегрирани във Вашия бизнес?  

M-Files ни позволява електронно регистриране и управление на процеса на одобрение на разходи, осигурявайки проследимост и прозрачност. Всички искания за разходи се регистрират електронно, което осигурява пълна проследимост на процеса от заявката до одобрението и плащането. Имаме възможност за одобрение на разходи, както от устройства в офиса, така и от мобилни устройства, което увеличава гъвкавостта и бързината на процеса.
Автоматизираното решение за извличане на данни от фактури използва машинно обучение за извличане на необходимата информация, което намалява риска от човешки грешки при въвеждане на данни. Това ускорява обработката на фактурите, като извлича и валидира данните автоматично. Чрез интеграция извлечените данни се прехвърлят автоматично в нашата ERP система за по-нататъшна обработка.

Какви са предимствата за Вас от ползването на дигитални процеси и от партньорството си с Коника Минолта България?

Ползването на дигитални процеси и партньорството с Коника Минолта България ни донесоха множество предимства:

• Автоматизацията на рутинните задачи и дигитализацията на документите значително увеличиха ефективността, като намалиха времето за обработка и минимизираха грешките.
• Подобрихме гъвкавостта на работните процеси, което позволява на служителите да работят от всяко място и по всяко време.
• Намалихме разходите. Чрез дигитализацията намалихме нуждата от хартиени документи и свързаните с тях разходи.

Какво научихте от работата с нас?

Научихме се да управляваме проекти по-ефективно, благодарение на структурирания подход.
Видяхме как иновациите и гъвкавостта могат да подобрят бизнес процесите.

Бихте ли ни препоръчали и защо?

Да, бихме ви препоръчали поради следните причини:

• Предлагате иновативни и ефективни решения, които значително подобряват бизнес процесите.
• Осигурявате отлична поддръжка и комуникация през целия процес на внедряване и след това.
• Вашите решения водят до реални и измерими подобрения в ефективността и продуктивността на организациите.