Оптимизирано управление на договори и отсъствия в офиса на emerchantpay в България

Успешното и далновидно управление на различните HR процеси е от ключово значение за успеха на фирмите. HR лидерите инвестират в автоматизация и дигитализация на човешките ресурси, за да подобрят фирмената култура и изживяването на своите служители. Ключови процеси, които могат да бъдат значително оптимизирани и да спомогнат за повишаване на ефективността на HR отдела са управлението на договори, поддържането на електронни досиета на служителите и цифровата (дистанционна) идентификация на служителите. Наблюдава се, че фирмите губят много време в ръчната обработка на договори и трудови досиета, което води до допълнителни разходи и по-дълъг период на съгласуване и одобрение между компанията и служителите. 

С цел непрекъснатото подобряване и оптимизиране на своите процеси, HR екипът на emerchantpay потърси варианти за автоматизиране на целия процес на подписване и съхранение на документите, свързани с човешките ресурси за българския си офис, като в същото време се дигитализира и подписването им (трудови договори, отпуски и други документи и процедури, свързани с трудовото правоотношение). С прилагането на тази мярка компанията ще подобри процеса на управление, ще даде възможност на организацията да отговаря по-добре на нуждите на служителите си и ще продължи да развива талантите.

Ефективното управление на служителите дава възможност на emerchantpay да оптимизира ефективността и по този начин да задържи и развие талантите в организацията.

След внимателното проучване на различни опции, офисът на emerchantpay в България се спира на Коника Минолта България като компания, предоставяща различни решения за дигитализация на бизнес процесите, които са гъвкави и се базирани на настоящата им HR инфраструктура.
 
HR отдела на компанията е изправен пред следните предизвикателства:
 

• Значителен обем от документи на хартия, включително трудови договори, молби за отпуск и други документи на служителите.
• Липса на повече възможности за дистанционно и едновременно подписване на документи.
• Физическа размяна на документи, съпроводена с разходи за куриери. Това също така забавя процеса на съгласуване между отделните страни и има екологично въздействие.
• Неоптимален деловоден процес и вътрешни процеси, като например наблюдение на документацията за отпуски и одобрения от работодателя.
• Съхранение и затруднено определяне на последната версия на HR документите.

emerchantpay започва работа с платформата M-Files, предлагана от Konica Minolta, която оптимизира HR процесите на фирмата. За разлика от традиционните системи за управление на корпоративното съдържание, M-Files позволява на организациите да управляват информацията и данните си, независимо дали те се намират в системата M-Files или в други бизнес системи и хранилища. Чрез успешното интегриране на M-Files с HR системата в еmerchantpay, фирмата има възможност да получава актуална информация и бързо да генерира документи за електронен подпис. Предизвикателството с неоптималното съгласуване при ръчното подписване бе преодоляно с интеграцията на M-Files и електронното подписване от Evrotrust.