Как ще изглежда дигиталното работно място през 2021 година?

За много компании инструментите за отдалечена работа се превърнаха във възможност за оцеляване, което доведе до вълна от запитвания за дигитални решения за работното място. Забеляза се начало на дигитализацията дори сред компаниите, които преди пандемията не бяха склонни да преминат към дигитални процеси или не ги считаха за основен приоритет.

Според публикувания наскоро доклад  на SMG „Състоянието на дигиталното работно място“ след три години относително статични цифри, за първи път ясно отчетливо мнозинство от организациите (56%) заявява, че дигиталното работно място е „изключително“ важен приоритет за тях, в сравнение с едва 48% през 2019 г.
 
Но как 2021 година ще последва тази необикновена година по отношение на изискванията за развитието на дигитализацията? Експертите на Konica Minolta Олаф Лоренц, Йоан Фортини, Шинтаро Иноуе и Яромир Спонар представиха своите прогнози. Според техните очаквания, докато 2020 г. беше година за откриване на решения, 2021 ще бъде годината за тяхното надграждане със стратегически подходи, насочени към новата реалност след коронавируса. Това е от особена важност, тъй като 2021 г. ще донесе както предизвикателства, така и възможности за организациите по целия свят.

Въпреки всички предизвикателства, пред които бяха изправени организациите през 2020 г., нека започнем с положителните прогнози:

 „От гледна точка на дигиталната работа ние никога не сме имали готовността, която имаме днес, за да се справим с последиците от подобна пандемия, свързани с работното място. Само десетилетие по-рано голяма част от компаниите, които сега бяха в състояние да предоставят възможността на служителите си да работят от вкъщи, нямаше да могат да го направят. Икономическият спад би бил още по-голям. Иначе казано - много бизнеси не биха имали средствата за оцеляване, за разлика от днес, когато за щастие разполагахме с всичко необходимо от дигитална гледна точка.“

Олаф Лоренц, Старши генерален мениджър, отдел за дигитална трансформация, Коника Минолта Бизнес Солюшънс Европа

Тенденция №1: Хибридният офис ще бъде новото работно място

2020 година доведе до необратима и фундаментална промяна в значението на работното място: „Разграничаването на термина „работно място“ от конкретно географско местоположение беше обявено за последица от дигиталните методи на работа от известно време насам, а в отговор на пандемията, това се превърна в реалност много по-бързо от очакваното.

В много случаи, за да продължат работните си процеси, организациите трябваше да направят компромиси, например позволявайки стратегията „Донеси своето устройство” (BYOD), която преди това са отхвърлили“, казва Олаф Лоренц: „През 2021 г. ще навлезем в ерата на хибридния офис. Това хибридно работно място ще трябва да осигури на служителите безпроблемни и ефективни работни процеси, независимо дали работят от офиса си, или от което и да е друго място.“  Според експертите в индустрията IDC се очаква до 2021 г. „поне 70% от малките и средни предприятия да работят по хибриден модел на работа, като дистанционната работа ще се появи като норма“.  Това ще доведе до тенденцията при всички организации физическите офис площи да станат по-малки, което ще промени изискванията за ИТ.

„ИТ вече няма да се състоят от централна вътрешна мрежа с активиран външен достъп. По-скоро тяхната роля ще се трансформира и ще управляват децентрализирана мрежа от устройства. Тези устройства са интелигентно свързани и комуникират помежду си от множество вътрешни точки за достъп. Създадохме нашето портфолио „Интелигентно свързано работно място“, за да отговорим на нуждите на нашите клиенти при преминаването към хибридния офис“

Йоан Фортини, Старши мениджър ИТ услуги, Коника Минолта Бизнес Солюшънс Европа

Платформата Workplace Hub на Konica Minolta е отличен пример за такова решение. Тя съчетава всичко, от което се нуждаят организациите - от решения за сигурна и ефективна работа и сътрудничество от разстояние до решения за дигитални работни процеси.

С нарастващата независимост на местоположението на служителите, печатната инфраструктура също ще трябва да се управлява по различен начин. Решенията за облачен печат, като тези, предлагани от Konica Minolta, осигуряват на потребителите гъвкавостта на независимия от местоположението печат, като в същото време улесняват ИТ и осигуряват най-високото ниво на сигурност, необходимо за хибридната офис реалност.

Тенденция №2: Адаптиране на сигурността, безопасността и съответсвията към хибридния офис

Трансформацията към хибридни офиси трябва да бъде придружена от нов, цялостен подход към сигурността, за да се избегнат негативни последици. „Параметрите за защита на бизнеса се промениха значително през 2020 г., което ще доведе до основен редизайн на стратегията за сигурност, необходима за много бизнеси“, казва Йоан Фортини. Той очаква това да включва по-сигурни и съвместими системи за управление на информацията, решения за сигурност на помещенията, както и управлявани услуги за сигурност и възстановяване при бедствия. Това изначално започва с ИТ, тъй като киберпрестъпността бързо се адаптира към новата работна реалност - през 2020 г. се наблюдава рязко увеличение на опитите за рансъмуер и кражба на данни, целящи се да се възползват от несигурните работни процеси на дистанционната работа от вкъщи. „За съжаление трябва да очакваме усъвършенстване на тези атаки през 2021 г., стратегически насочени към „слабите връзки“, които едни неподготвени ИТ може да имат“, допълва Йоан Фортини. За да предостави на своите клиенти решения за противодействие на тези заплахи, Konica Minolta превърна защитата в неразделна част от всички свои предложения за интелигентно свързано работно място. „Проектирахме нашите дигитални решения за работното място, така че да имаме „вградена“ защита, независимо дали говорим за инфраструктура, облачни услуги, управление на информация или управлявани услуги за печат“, обяснява той. В същото време се осигурява съответствие при съхранението и обработката на данни, без значение от точката за достъп на потребителя.

Преминаването към хибридни офиси ще има отражение и върху сигурността на физическите работни места. С по-малко служители в помещенията и по-честата дистанционна работа ще се наблюдава увеличаване на опитите за проникване с взлом в офис и бизнес сгради.

„Интелигентната защита на периметъра придобива все по-голямо значение, където идват на помощ нашите смарт видео решения MOBOTIX. Те могат да включват и допълнителни решения за опазване на здравето на служителите, например с решения за измерване на телесната температура на всички посетители, влизащи в помещенията.

Шинтаро Иноуе, Старши мениджър видео решения, Коника Минолта Бизнес Солюшънс Европа

Тенденция №3: Трябва да се работи с ограничен бюджет при нарастващата необходимост от голяма промяна

С прекъсвания както във веригите за доставки, така и на пазарите, 2020 г. натовари финансите на много компании в почти всички индустрии. В изследването на SMG „41% от анкетираните са отговорили, че бюджетните ограничения са се превърнали в предизвикателство за тях“, което ще постави ограничения върху техните бюджети, дори за високоприоритетни дейности като дигитализацията, за да могат да се използват възможно най-ефективно. „Големите капиталови разходи ще отстъпят място на гъвкави, хибридни и базирани на облак решения, които ще позволят на бизнеса да плаща само за това, което използва, а не за това, което притежава“, казва Йоан Фортини.  „Това също е тенденция, чието развитие видяхме през последните години, а сега е още по-ускорена от пандемията.“ Портфолиото на Konica Minolta предоставя на своите клиенти широка гама от Anything as a service (XaaS) предложения, базирани на месечни абонаментни такси - от дистанционно управление и мониторинг на приложения до бекъп и управление на печата като услуга. Това гарантира на компаниите, че техните ИТ са винаги актуалнизирани и отговарят на най-новите стандарти за сигурност. „Във времена на несигурност това е истинско улеснение за нашите клиенти - те не само не са обременени с високи фиксирани разходи, ами разходите им са свързани с увеличаването и намаляването на бизнеса им, осигурявайки им гъвкавостта, от която се нуждаят. Освен това трябва да отбележим, че незасегнатите от настоящата пандемия наши клиенти са изправени пред недостига на квалифицирана работна ръка в ИТ. Аутсорсингът може да помогне за решаването на този проблем, като в същото време ограничи разходите", заключва Йоан Фортини.
 
Тенденция №4: Автоматизация на процесите и вземане на решения, основани на данни

Освен с ограничени бюджети,  организациите ще се изправят пред допълнително предизвикателство през 2021 г. по отношение на квалифицираната си работна ръка. „Всъщност организациите ще трябва да използват възможно най-ценния си ресурс - служителите си. Трудните, повтарящи се ръчни задачи определено не са част от този пейзаж“, казва Яромир Спонар, Мениджър бизнес развитие ITS, Microsoft MVP в Коника Минолта ИТ Солюшънс Чехия. ''Ръчните процеси водят до грешки и разочарование на служителите. Замяната на тези процеси с роботизирана автоматизация (RPA) означава, че повтарящите се задачи ще бъдат поети от роботи, което ще сведе грешките до минимум. По този начин служителите могат да изпълняват по-важни задачи, а ние ще повишим тяхното удовлетворение, заявява Спонар.
Според Шинтаро Иноуе, същият положителен ефект може да бъде постигнат и чрез използване на интелигентни видео решения в производствени компании. „Например, нашите интелигентни видео решения MOBOTIX записват и анализират работата на машините в магазина. По този начин квалифицираният персонал може да използва тези данни и да разбере какви са причините за ниската производителност и да оптимизира производствените работни потоци."

Решенията, основани на данни, като тези, базирани на Microsoft Power BI и внедрени от Konica Minolta са стъпка напред като подкрепят квалифицираните служители при вземането на най-правилните решения.
„При пазарите, които все повече се оформят от нестабилността и сложността, бързото вземане на решения, основано на факти, може да бъде фактор за успех за бизнеса. Подобно на пробива за дигитални работни места, създаден от пандемията през 2020 г., нестабилната бизнес среда през 2021 г. ще създаде търсенето на подобни услуги за вземане на решения, базирани на данни.“

Яромир Спонар, Мениджър бизнес развитие ITS, Microsoft MVP в Коника Минолта ИТ Солюшънс Чехия.
 
Тенденция №5: Дигиталните работни места – основополагащи за устойчив растеж

„Дигиталната трансформация ни позволява да преосмислим какво е необходимо по отношение на емисиите, свързани с мобилността“, казва Олаф Лоренц. ''Това включва както ежедневното пътуване до работното място, така и бизнес пътуванията. Инструментите за сътрудничество не само правят комуникацията и работата от различни места безпроблемни, те помагат и за избягване на вредните емисии на CO2 в резултат от бизнес пътувания. По този начин инструментите за сътрудничество като Workplace Go могат да помогнат на организациите ефективно да подобрят своя отпечатък от CO2."
Според Олаф Лоренц, бъдещата способност на организацията да расте зависи от способността й да се ориентира към преминаването към нисковъглеродна икономика с помощта на технологиите. Тук по-високата дигитална зрялост на организацията може да спомогне за постигането на тези цели: „Разбира се, управлението на информацията дигитално помага да се намали количеството на използваната хартия и следователно да се намали количеството на използваните природни ресурси.“ Той продължава „И все пак трябва да имаме предвид, че цифровите процеси използват и енергия - тук повишаването на ефективността и възобновяемите източници са ключови и те ще заемат още по-голяма роля през следващите години. Следователно устойчивостта ще бъде фокус в стратегиите за дигитализация през 2021 г. и след това."

В заключение, макар 2020 г. несъмнено да беше изключително интензивна година за всички организации, 2021 г. също носи предизвикателства със себе си. „С всичко, постигнато през тези натоварени последни месеци, 2021 г. ще доведе до цялостна дигитална промяна в компаниите. Очакваме по-нататъшно развитие на вече започнатите дейности за дигитална трансформация, но все пак, бизнесът ще преразгледа и много решения, които бяха внедрени твърде бързо след пандемията. Те ще се стремят да ги подобрят или заменят изцяло, за да подобрят ефективността и сигурността и да бъдат в съответствие“, заключава Олаф Лоренц. 

Източници:

^[1] SMG: ''Reworked State of the Digital Workplace Report 2020'', Q3 2020: https://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.htmlhttps://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.html

^[2] IDC: ''FutureScape: Worldwide IT Industry 2021 Predictions'', IDC # 46942020, October 2020: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US46942020

^[3] IDC: ''FutureScape: Worldwide Small and Medium-Sized Business 2021 Predictions'', IDC #US45927020, October 2020: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US45927020

^[4] Barracuda, Threat Spotlight: Coronavirus-Related Phishing, 2020, https://blog.barracuda.com/2020/03/26/threat-spotlight-coronavirus-related-phishing/

^[5] SMG: ''Reworked State of the Digital Workplace Report 2020'', Q3 2020: https://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.htmlhttps://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.html