Управлявайте таланти, а не досиетата им

| 18. май 2020

Независимо, че бизнесът търпи непрекъснато развитие, все още съществуват HR отдели, които управляват и обработват своите документи на хартиен носител. Този неефективен подход поставя все повече предизвикателства пред HR специалистите, тъй като физическите файлове усложняват процесите и отнемат иначе ценното време за управление на талантите. Междувременно, надеждното управление на физически архив само по себе си е предизвикателство пред новите регулации на данните и може да се превърне в пречка, която заема ценно място в офис пространството.


В същото време възможността за дигитализиране на процесите става все по-достъпна за организации от всякакъв размер. Дигитализацията ни предлага широк спектър от предимства, които ускоряват процесите в множество точки в организацията, подпомагайки HR специалистите да се съсредоточат върху бизнес приоритети като откриване, запазване и развитие на талантите. Със своето решение за управление на цифрови документи, Konica Minolta дава възможност на своите клиенти да оптимизират HR процесите си.


Днес HR екипите са изправени пред безпрецедентни предизвикателства на множество фронтове. От една страна, административната тежест на законодателството в областта на трудовите взаимоотношения и данните никога не е била по-голяма, като изискванията за съответствие, произтичащи от регулации като GDPR, изискват много по-голямо ниво на оперативна дисциплина. В същото време, недостигът на квалифицирана работна ръка принуди бизнеса да гледа на HR като на мисия от решаващо значение за все по-конкурентно привличане на таланти. Всичко това доказва, че ефективният HR никога не е бил толкова важен или труден за постигане.


Засилвайки тази трудна дилема, изненадващ брой HR отдели все още използват хартиени документи и ръчни процеси, за да управляват своята работа. Този подход става все по-малко приложим в сегашния регулаторен пейзаж, тъй като хартиените файлове и архивите са далеч по-трудни за поддържане на одиторски доказателства и съответствия. Работата с хартиени документи може да бъде много по-податлива на грешки и дори когато се прави ефективно, поддържането на архивите организирани отнема много време. В действителност, за компаниите със служители, работещи от различни места и дори от различни държави, търсенето на документи може да се окаже предизвикателно. Освен разходите за труд, предаването на информация на хартия генерира високи разходи за хартия и печат изначално.


Подобни разходи са ненужна тежест, която всяка организация би искала да избегне, a дигитализацията на личните досиета на служителите ще предотврати тяхната загуба. Всъщност преодоляването на подобни предизвикателства се разглежда като ключов процес за напредъка на бизнеса: проучванията на Konica Minolta и Comspec Consulting1 установяват, че 66% от организациите смятат, че намаляването на разходите и подобряването на ефективността е предизвикателство номер едно по отношение на бизнес процесите. Междувременно 38% се стремят да намалят закъсненията и грешките, а 30% желаят да намалят зависимостта си от хартия.


В резултат на това, много компании вече преминаха към дигитални досиета, които обединяват всички документи и данни, свързани с един служител, на едно място. Според изследвания, проведени от университета Ото-Фридрих в Германия, преминаването към дигитални процеси вече дава резултати, като потребителите спестяват средно по три часа всяка седмица, които могат да бъдат посветени на задачи с по-висока стойност.2


Подходът на Konica Minolta: цялата информация за служителите с един поглед


Независимо дали дадена организация е предприела стъпки в дигитализацията, но е разочарована от ограниченията на съществуващите си системи за упралвение на ЧР или се стреми най-накрая да се откаже от хартиените си процеси, Konica Minolta е надежден партньор, който може да улесни следващите стъпки към високоефективна HR система.


“Искаме да помогнем на нашите клиенти да постигнат по-добър и лесен преглед с подобрен контрол върху техните досиета. С нашите решения за управление на документи за човешки ресурси цялата информация е достъпна, без необходимостта да търсите в документите или архивите с часове. Поставяйки нуждите на HR специалистите в основата на нашите решения, крайната ни цел е да дадем възможност на HR екипите да създават успешни бизнес процеси и да бъдат освободени от досадните, повтарящи се задачи.”

Marcel Cobussen, Business Development and Product Marketing Manager, International Marketing Division, Konica Minolta Business Solutions Europe


С решението за управление на документи на Konica Minolta, всеки етап от всеки HR процес може да бъде автоматизиран и ускорен с дигитални работни процеси. Предимствата включват автоматично интегриране на нови документи в съществуващата структура на архивиране и осигуряване на достъп до записи с удобни функции за търсене и преглед. Междувременно мощните и прецизни контроли, които потребителските акаунти могат да преглеждат или правят промени в данните, предотвратяват манипулирането на записи.


Дигиталните ситеми за управление на HR са леснодостъпно решение, което изцяло замества хартиените досиета, спестявайки ненужно дублиране и помага да се спести физическото пространство за съхранение. Файловете са дигитализирани, защитени и съхранявани в централизирано хранилище, което използва най-добрите в класа технологии и следва най-добрите практики. Това гарантира, че информацията за служителите е сигурно достъпна от всяко място, по всяко време за служителите със съответните права, като по този начин повишава ефективността на работния процес. Това ниво на достъп и прозрачност е от полза и за служителите, които имат по-лесен достъп до собствените си досиета, независимо дали работят от бюрото или от смартфона си.



Дигиталните досиета на служителите отразяват всяка регистрация в HR отдела, като надеждно спазват всички нормативни разпоредби. Независимо дали спазването на задължителните срокове за изтриване, политиките за поверителност или задължителните правила за архивиране, решението гарантира, че всички законови изисквания, регулиращи архивирането на досиетата на служителите са напълно спазени.


От финансова гледна точка тази по-висока степен на ефикасност и сигурност намалява значително административните разходи. По същия начин, цялото решение може да бъде приложено с минимални изисквания за инсталиране и обучение, като по този начин помага да се преодолеят притесненията от бавен процес на внедряване.


Дигиталният HR на практика:  Въвеждането на нови служители е лесно и в пълно съответствие


Въвеждането на нови служители предоставя чудесен пример за това как дигиталните HR процеси могат да се окажат трансформативни за ежедневния бизнес. Използвайки дигитални файлове, HR експертите могат да създадат по-удобен процес по въвеждане на нови служители, който е напълно съвместим с най-добрите практики. От началото на процеса на наемане, когато се провеждат първоначални интервюта с потенциални кандидати, се създава досие, което може да бъде запълнено с съответното съдържание като автобиография, мотивационно писмо и референции. След като кандидатът бъде избран, досието може да бъде допълнено с договори или други важни документи, които са задължителни за профила на служителя. Системата дори може да бъдат конфигурирана да уведоми потребителя какво липсва, за да гарантира, че досието е завършено. Освен това може да се въведе процес, който гарантира, че правилните хора в организацията дават одобрение за неща като договорни условия или заплата. Всичко това прави опита на служителите и HR специалистите по-опростен и гарантира, че се осъществява по сигурен и съобразен начин.


Време е да се съсредоточим върху най-важното


Дигиталните HR решения на Konica Minolta спомагат за улесняване на HR отделите, така че да могат да се съсредоточат върху постигането на целите си и осигуряването на стойност за бизнеса.




1 (Improving and automating business operations through information management – a benchmarking survey; Comspec Consulting & Konica Minolta; 2018; https://newsroom.konicaminolta.eu/konica-minolta-information-management-survey/)

2 Use And Value Contribution Of The Digital Personnel File For Personnel Service Providers; Tutum; 2018; https://www.tutum.de/studie/)